Project Management
Come preparare e superare l’esame PMP®
Questo articolo suggerisce una serie di accortezze da avere per superare l’esame di certificazione PMP® al primo tentativo, in meno di 100 giorni dall’inizio dello studio.
Come affrontare l’esame di certificazione PMP®
Da Gennaio 2021 le domande di esame PMP® sono diventate 180, di cui il 50% su scenari Agile.
La prima cosa da fare, quindi, è comprendere a pieno la filosofia Agile e relativi approcci alla gestione dei progetti. Molte domande di esame PMP® si riferiscono a scenari ibridi, cioè ambienti dove si sta consumando parte della transizione da Waterfall a Agile.
Il corso PMI PMP-Prep contiene un modulo molto accurato sull’approccio Agile, come riportato nell’allegato “Agile Guide” del PMBOK Guide Sesta Edizione. Un’alternativa a questo modulo è un corso specifico Agile come , ad esempio, il corso per la certificazione: PMI ACP-Prep.
Un’altra interessante alternativa sono i corsi Agile/SCRUM dei partner VMEdu o CertiProf. Per superare l’attuale esame PMP® occorre conoscere la filosofia Agile. Punto!
In questo momento di confusione sulla formazione per Project Manager, bisogna fare delle scelte oculate e darsi una Roadmap precisa, impegnandosi per superare gli ostacoli.
Il successo dipende dalla propria capacità di raggiungere obiettivi strategici, e la certificazione PMP® deve essere un obiettivo strategico per chiunque desidera un percorso di carriera decente. Dobbiamo tener conto anche che la concorrenza sarà massiccia, per cui le aziende sceglieranno solo i migliori, per cui una certificazione PMP®, può fare sempre la differenza.
Le aziende avranno bisogno di persone capaci di impostare e seguire strategie valide per raggiungere i loro obiettivi. Per questo, occorreranno sempre più professionisti qualificati, per battere la concorrenza con la tempestività.
Un Project Manager preparato (certificato PMP®) deve saper riconoscere e inquadrare la complessità di un progetto, in fase preliminare e in fase esecutiva.
Un problema complesso si gestisce trasformandolo in tanti problemi più piccoli, meno complessi. Quando in PMI PMP-Prep, spiego il concetto di WBS (Work Breakdown Structure), con il permesso degli animalisti, pongo il quesito classico: “Come Fai a mangiarti un elefante?” La risposta scontata è: “a fettine“, la cui dimensione dipende dalla prospettiva del cliente/utente: un leone o una formica? In pratica, per ridurre la complessità di un progetto, bisogna suddividerlo in tanti progetti più piccoli, anche se alcuni di questi piccoli progetti sono più adatti all’approccio waterfall, tradizionale, mentre altri sono più vantaggiosi se organizzati con l’approccio Agile.
Così nascono i progetti/programmi Ibridi.
Il project manager incaricato deve valutare la complessità del progetto in fase di pianificazione, scegliendo l’approccio più adatto, considerata le capacità del team ideale e di quello disponibile.
Il Project Manager è responsabile del raggiungimento degli obiettivi del progetto, ma se non ha un team adeguato difficilmente riuscirà a rispettare tempi, costi e livelli di qualità richiesti.
Per questi semplici motivi, la formazione dei nuovi Project Manager, oltre alla conoscenza dei processi di project management, richiede la massima attenzione a:
- Sviluppo delle competenze dei membri dei team di lavoro e degli stakeholder.
- Obiettivi di business del progetto
- Creazione di valore per gli stakeholder.
Un progetto che non produce valore è destinato a fallire. Perché continuare un progetto che non produrrà valore?
Un altra importante competenza del Project Manager è la capacità di rimuovere impedimenti al raggiungimento degli obiettivi.
La metodologia SCRUM prevede un’apposita figura, lo SCRUM MASTER, con il compito di verificare il corretto utilizzo dei principi Agile e di rimuovere qualsiasi ostacolo segnalato dal team di sviluppo nella riunione giornaliera Stand up Meeting).
Il Project Manager dei prossimi anni deve essere competente nella scelta dei processi più adatti al suo progetto, badando contemporaneamente a:
- Business,
- Persone e
- Creazione di valore per gli stakeholder.
In pratica, il nuovo Project Manager deve adottare una serie di valori, prestando più attenzione i seguenti punti:
1) Incertezza sul contenuto del progetto
Non sempre si dispone di tutte le informazioni a inizio progetto. A volte, il committente ha chiaro cosa vuole realizzato. Altre volte, la richiesta iniziale viene stravolta durante il progetto, creando scompiglio anche in un progetto ben avviato.
Queste incertezze di base costituiscono una grande difficoltà per il PM, non potendo definire correttamente budget e tempi.
Molte domande di esame PMP® riguardano proprio l’incertezza dell’ambito del progetto o le eccessive richieste di modifiche.
Coinvolgere gli stakeholder adottando principi di gestione del progetto basati sulla comunicazione trasparente, chiara e tempestiva e sulla conoscenza del cliente.
Destinare più tempo a comprendere le esigenze del cliente, sui risultati che si attende dal progetto, e sul contributo che è disposto a dare durante l’esecuzione del progetto.
“Non esistono più i progetti chiave in mano!”
Durante il progetto, continuare a comunicare, enfatizzando il valore delle milestone rilasciate o in fase di rilascio, rivedendo, insieme agli stakeholder chiave le stime di tempi e budget, se necessario.
Per utilizzare materiali e risorse adatta al progetto, è necessario passare ad una gestione basata su principi e domini di prestazione, adottando metodologie Agile, come enfatizza il PMBOK ® Guide Settima Edizione.
2) Nuove Tecnologie
Fa sempre piacere poter utilizzare tecnologie all’avanguardia: IoT, Intelligenza Artificiale, Machine Learning, DevOps, Six Sigma, etc.
Queste sono destinate a diventare le tecnologie del futuro, perciò prima di adottarle, occorrerebbe verificare il livello di conoscenza per utilizzarle correttamente.
Alcune domane di esame PMP® possono riguardare la complessità che introducono le tecnologie emergenti.
Prima di investire in nuove tecnologie, occorre verificare quali strumenti vanno a sostituire, chiedendosi quali vantaggi potrà dare una nuova tecnologia e quali rischi comporta.
E’ sempre opportuno fare una GAP Analysis, prima di proporre un cambiamento radicale. Alla gap analysis dovrebbe seguire la verifica della disponibilità delle risorse umane in grado di supportare l’intero cambiamento.
Può essere necessario un piano di formazione del team di progetto oppure il rafforzamento con esperti con la giusta competenza.
3) Coinvolgimento degli Stakeholder
E’ necessario un maggiore coinvolgimento degli stakeholder, anche se rende più complesso il progetto. Gli stakeholder possono avere interessi ed opinioni diversi, rendendo più difficile trovare il consenso sui dettagli del progetto, complicando la gestione dei conflitti conseguenti.
Il PM deve coinvolgere gli stakeholder chiave, raccogliendo quante più informazioni possibili per appianare sul nascere divergenze fra loro, aiutandoli ad allinearsi agli obiettivi dell’impresa e del progetto.
In più, il PM crea o personalizza una metodologia di project management, ispirata da: processi, tool e tecniche delle aree di conoscenza del PMBOK ® Guide Sesta edizione.
Le grandi aziende dispongono già di una propria metodologia, pertanto il PM dovrà solo adattarla e allinearla ai principi del PMBOK ® Guide. Se occorreranno troppi adattamenti o cambiamenti in corso d’opera, significa che la metodologia esistente non è proprio la più adatta alla complessità dei nuovi progetti.
4) Collaborare con più Partner
La presenza di più partner (fornitori) comporta ulteriore complessità del progetto. Facendo accordi con più partner, nascono più interdipendenze di risorse per onorare gli accordi.
L’esame PMP® dipinge scenari verosimili per mettere alla prova la sensibilità raggiunta del candidato alla certificazione sulla gestione di più partner.
Anche con molta fantasia, è consigliabile affidarsi ad un buon simulatore di esame per familiarizzare con scenari simili a quelli dell’esame effettivo.
Nel caso di più partner sullo stesso progetto è opportuno avere una forte leadership, in modo da guidare la pianificazione, prendere decisioni accurate, supervisionare e ispirare i membri del team, creando un piano di progetto completo, dimostrando la propria leadership nel fissare obiettivi, ambito e risultati da raggiungere.
Un buon piano di progetto consente di avere una visione di alto livello del progetto, identificando le competenze e le tecnologie necessarie per ridurre o gestire la complessità del progetto.
Occorre definire ruoli e responsabilità dei vari partner, in modo da orientare tutti verso gli stessi risultati finali.
In simili circostanze è bene disporre anche di un buon sistema di misurazione della prestazione e comprendere quali stakeholder sostenere per arrivare prima al risultato finale.
L’esame PMP® verifica la capacità di sviluppare i team di un progetto e gli stakeholder allo stesso tempo.
5) Interdipendenze fra Sistemi
Un ulteriore elemento di complessità si incontra anche quando si interagisce attraverso più sistemi interconnessi.
Prestare la massima attenzione ai flussi di lavoro, scongiurando la creazione di colli di bottiglia e ove si presentassero avere la capacità di rimuoverli al più presto, anziché subirli. In simili scenari la chiave di svolta è la comunicazione, unita alla competenza sul da farsi.
- Comunicare più spesso per verificare se c’è allineamento nella visione della attività di progetto in corso e prossime.
- Distribuire lo stato di avanzamento a tutti gli addetti e stakeholder chiave, in modo da ottenere il loro consenso o feedback su cosa poteva essere fatto diversamente.
- Discutere il quadro generale con gli stakeholder e apportare le modifiche necessarie con la massima tempestività.
- Avere piani realistici con possibilità di recupero in caso di ritardo di un partner.
L’obiettivo è avere la situazione sotto controllo, evitando di far dipendere le sorti del progetto da qualche fornitore.
Alcune domande di esame PMP® riguardano proprio la rimozione degli ostacoli come compito del Project Manager o dello Scrum Master in ambiente Agile.
6) Nuovi Mercati e/o Contesti
Non è semplice organizzare l’entrata in un nuovo mercato senza le necessarie informazioni. A volte, tali informazioni non sono disponibili subito, per cui appena sorgono situazioni critiche bisogna saper reagire prendendo le giuste decisioni per non andare incontro a delusioni.
Saper gestire il cambiamento è la chiave di successo quando si affrontano nuovi mercati.
Ecco alcune strategie da seguire per superare le complessità del progetto di penetrare un nuovo mercato:
- Chiedersi qual è il motivo dell’entrata nel nuovo mercato.
- Chiedersi quale esigenza si vuole soddisfare?
- Chi sono i concorrenti?
Chiarendo questi interrogativi ai membri del team si consente al gruppo di comprende l’aspettativa dal cambiamento.
Un cambiamento richiede un’attenta ricerca di mercato. Conoscendo il mercato di riferimento potrai gestire il comportamento di acquisto dei clienti.
Conviene consultare esperti del mercato emergente, sfruttando la loro esperienza non lasciare niente al caso e affrontare anche la transizione con maggiore consapevolezza del nuovo mercato.
Questi concetti, alla base delle domande dell’area business, sono vitali per superare l’esame di certificazione PMP®.
Conclusione
Anche se attualmente (Ottobre 2021) l’esame PMP® non contiene domande specifiche riferite ai principi di project management descritti nel PMBOK ® Guide settima edizione, per superare l’esame bisogna ispirarsi ai nuovi concetti: non più solo processi, ma domini, principi, enfasi sulla gestione di team e stakeholder e approfondita conoscenza del mondo Agile.
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