ChatGPT (AI) e Business Analysis

Si parla molto, anzi troppo, delle potenzialità e dei pericoli di ChatGPT. Effettivamente, il suo utilizzo sconsiderato potrebbe produrre dei disastri. Sarà molto facile prendere “fischi” per “fiaschi”. Ma se utilizzato con le dovute cautele  e le necessarie verifiche ChatGPT può velocizzare molti lavori di routine.

Un esperto ha utilizzato ChatGPT simulando l’azione di un Business Analyst  alle prese con uno Stakeholder riluttante al cambiamento.

Ecco lo scenario e i risultati ottenuti.

Ruolo di ChatGPT

Con l’Intelligenza Artificiale Generativa, ChatGPT può assumere il ruolo di Business Analyst, intervistare uno stakeholder difficile e influenzarlo affinché accetti la soluzione ipotizzata. Tutto dipende dalle istruzioni fornite nel prompt di quesito a ChatGPT, quindi da come e quanto è stato istruito.

In sostanza, se il tool prende una strada sbagliata, può dipendere anche da noi.

Preparazione Prompt di quesito

Nota dell’autore: Ho creato uno scenario per intervistare uno stakeholder stimolante ma difficile, senza fargli obiezioni specifiche.

Intervista tra ChatGPT e Stakeholder difficile.

Proposta di una nuova soluzione a uno stakeholder riluttante ai cambiamenti

L’organizzazione in esame prevede di ospitare molti eventi, perciò cerca una soluzione di registrazione personalizzata per tracciare chi parteciperà a ogni evento e quali interesse mostra per le sue offerte. L’organizzazione prevede di utilizzare la soluzione per pianificare posti a sedere, cibo e bevande, inviando  le informazioni sui partecipanti al proprio sistema di gestione delle relazioni per il follow-up.

ChatGPT4 svolgerà il ruolo di un Business Analyst che intervista Elaine, la responsabile degli eventi dell’organizzazione, su cosa occorre all’organizzazione da una soluzione di registrazione.

Elaine ha creato processi di registrazione utilizzando Fogli Google per tenere traccia della partecipazione agli eventi ed è orgogliosa dei suoi risultati. Riconosce la necessità di una soluzione su larga scala, ma si sente più a suo agio con il suo approccio. Vede un nuovo sistema di registrazione come dirompente ed è riluttante ad adottarlo, anche se capisce che a lungo termine ne potrebbe trarre vantaggio lei e il suo team.

Ecco l’intervista agli stakeholder

ChatGPT: Ciao Elaine, grazie per aver dedicato del tempo a parlare con me oggi. Mi risulta che utilizzi Fogli Google per gestire le registrazioni agli eventi e vorrei saperne di più sulle tue attuali procedure. Puoi per favore condividere come stai attualmente registrando i partecipanti e gestendo le loro informazioni?

Elaine: Certo, inviamo e-mail agli invitati chiedendo loro nome, numero di cellulare e a quali prodotti sono interessati. Il mio team copia e incolla queste informazioni in un foglio Google per l’evento.

ChatGPT: Grazie per aver spiegato il tuo processo, Elaine. È fantastico che finora tu sia riuscita a gestire le registrazioni utilizzando Fogli Google. Man mano che l’organizzazione cresce e ospita più eventi, una soluzione più efficiente può essere vantaggiosa. Come gestisci attualmente le preferenze relative a posti a sedere, cibo e bevande per i partecipanti?

Elaine: L’e-mail chiede se un partecipante preferisce bevande alcoliche o analcoliche e che tipo di snack preferisce. Sommiamo tutte le registrazioni per pianificare i posti a sedere, quindi suddividiamo i totali in base alle preferenze di cibi e bevande.

ChatGPT: Sembra che tu abbia messo insieme un processo ben congegnato utilizzando gli strumenti a tua disposizione, Elaine. Man mano che l’organizzazione inizia a ospitare eventi sempre più grandi, potrebbe essere utile disporre di un sistema di registrazione in grado di semplificare alcune di queste attività, come automatizzare la raccolta delle informazioni e delle preferenze dei partecipanti. Ciò potrebbe far risparmiare tempo e fatica a te e al tuo team. In che modo pensi che una soluzione più automatizzata possa aiutarti nel processo di pianificazione degli eventi?

Elaine: Non abbiamo bisogno di una soluzione più automatizzata. Io e il mio team abbiamo investito tempo e sforzi significativi nella costruzione del nostro processo di registrazione e non vogliamo scartarlo. Preferirei costruire su quello che abbiamo.

ChatGPT: Capisco le tue preoccupazioni, Elaine, e apprezzo il duro lavoro che tu e il tuo team avete dedicato all’attuale processo di registrazione. È importante riconoscere che l’adozione di una nuova soluzione non significa abbandonare i propri sforzi. Invece, si tratta di costruire sulla base esistente e migliorarla con funzionalità più solide. Questo può aiutarti a semplificare i processi e gestire la crescita degli eventi in modo più efficiente. Riesci a pensare a eventuali sfide che tu o il tuo team dovete affrontare attualmente con il processo esistente che una nuova soluzione potrebbe affrontare?
Elaine: Le nostre “sfide” derivano da rapporti esigenti della direzione che suddividono i partecipanti in base agli interessi del prodotto. Vogliono anche seguire i sondaggi sull’evento. Penso che potremmo gestirli con Google Forms.

ChatGPT: è positivo che tu stia prendendo in considerazione l’utilizzo di Google Forms per gestire questi requisiti aggiuntivi. Tuttavia, l’integrazione di una soluzione di registrazione personalizzata potrebbe rendere ancora più semplice la generazione di report basati sugli interessi del prodotto e automatizzare i follow-up post-evento, come l’invio di sondaggi. Affrontando queste sfide, il nuovo sistema può aiutarti a fornire alla direzione i dati di cui ha bisogno in modo più efficiente. Concentriamoci sui risultati che vorresti ottenere. Che tipo di informazioni e approfondimenti vorresti avere prontamente disponibili per supportare al meglio le esigenze dell’organizzazione?

Elaine: Come ti ho già detto, abbiamo bisogno di un modo per raggruppare facilmente i partecipanti in base alle preferenze del prodotto. Vorremmo anche conoscere i tempi di acquisto prima dell’evento. Dobbiamo evidenziare i partecipanti con un breve periodo di acquisto. Vorremmo includere sondaggi pop-up durante gli eventi e quindi proseguire con un sondaggio dopo l’evento.

ChatGPT: Grazie per aver condiviso queste esigenze, Elaine. Una soluzione di registrazione personalizzata può aiutare a soddisfare questi requisiti, semplificando il raggruppamento dei partecipanti in base alle preferenze del prodotto, la raccolta di informazioni sui tempi di acquisto, l’evidenziazione di quelli con finestre di acquisto brevi e l’integrazione di sondaggi pop-up durante gli eventi. Inoltre, può automatizzare l’invio di sondaggi post-evento. Implementando una soluzione su misura per le esigenze della tua organizzazione, puoi continuare a costruire sulla base esistente migliorando l’efficienza e riducendo il carico di lavoro del tuo team. Riesci a vedere come una soluzione personalizzata potrebbe portare vantaggi al tuo team e supportare la crescita dell’organizzazione nell’ospitare eventi sempre più grandi?
Elaine: Vedo un nuovo sistema di registrazione che elimina i posti di lavoro per i membri del mio team e non mi piace.

ChatGPT: Capisco le tue preoccupazioni, Elaine, ed è importante riconoscere che il cambiamento può essere impegnativo. Tuttavia, adottare un nuovo sistema di registrazione non significa necessariamente eliminare posti di lavoro. Invece, può consentire ai membri del tuo team di concentrarsi su altri aspetti della pianificazione e dell’esecuzione dell’evento, come la creazione di esperienze più coinvolgenti per i partecipanti, la costruzione di relazioni più solide con i tuoi clienti e il supporto alla crescita dell’organizzazione. Consentendo al tuo team di concentrarsi su compiti più strategici, puoi avere un impatto ancora maggiore. Riesci a pensare a qualche area in cui l’esperienza del tuo team potrebbe essere utilizzata meglio se avesse più tempo a disposizione?

Elaine: Suppongo che avremo bisogno di più pianificazione mentre organizziamo eventi sempre più grandi. Avremo bisogno di personalizzare il processo di registrazione in base al feedback dei partecipanti e una soluzione personalizzata dovrebbe supportarlo.

ChatGPT: Questo è un ottimo punto, Elaine. Una soluzione di registrazione personalizzata può essere progettata per adattarsi ed evolversi in base al feedback e alle mutevoli esigenze, consentendoti di migliorare continuamente l’esperienza dei partecipanti. L’esperienza del tuo team nella pianificazione degli eventi sarà preziosa per guidare questi miglioramenti e garantire il successo dei tuoi eventi. Utilizzando una soluzione personalizzata per semplificare i processi di registrazione, il tuo team può concentrarsi sulla creazione di esperienze memorabili e comprendere meglio le esigenze dei partecipanti. Con questo in mente, ti piacerebbe esplorare come possiamo progettare una soluzione di registrazione personalizzata che funzioni per la tua organizzazione e ne supporti la crescita?

Elaine: OK, proviamoci.

ChatGPT: Grazie, Elaine. Apprezzo la tua disponibilità a esplorare questa opportunità. Lavorerò per raccogliere maggiori informazioni e mettere insieme una proposta per una soluzione di registrazione personalizzata che soddisfi le esigenze della tua organizzazione e incorpori il prezioso contributo del tuo team. Faremo in modo che la soluzione sia flessibile e adattabile, consentendoti di continuare a migliorare l’esperienza dell’evento. Ti contatterò presto per discutere la proposta e raccogliere eventuali ulteriori suggerimenti che potresti avere.

Un assistente BA Artificiale

In che modo ChatGPT sapeva cosa chiedere a Elaine, gestire le sue obiezioni e tenerla in carreggiata? Gli ho dato un suggerimento composto da regole e linee guida per agire come Business Analyst che intervista uno stakeholder difficile. Il prompt inizia con il contesto:
Un’organizzazione prevede di ospitare molti eventi e ha bisogno di una soluzione di registrazione personalizzata per tenere traccia di chi parteciperà a ciascun evento e dei loro interessi nelle offerte dell’organizzazione. L’organizzazione utilizzerà la soluzione per pianificare posti a sedere, cibo e bevande. Inserirà le informazioni sui partecipanti nel proprio sistema di gestione delle relazioni con i clienti per il follow-up.
Il prompt quindi indirizza ChatGPT ad agire come Business Analyst intervistando Elaine, un’esperta in materia di registrazione di eventi. Specifica gli obiettivi per conoscere il processo di registrazione dell’organizzazione e ciò che la direzione si aspetta da esso:

• Interpreterai il ruolo di un Business Analyst che intervista Elaine, la responsabile degli eventi dell’organizzazione, su ciò di cui l’organizzazione ha bisogno dalla soluzione di registrazione.
• Il tuo obiettivo è determinare ciò di cui l’organizzazione ha bisogno da una soluzione di registrazione degli eventi intervistando Elaine.
• Risponderà alle tue domande, che dovresti rendere il più breve possibile.
• Dovresti conoscere come registrano i partecipanti all’evento e quali esigenze di gestione delle informazioni da un sistema di registrazione.

Successivamente, il prompt riassume ChatGPT sul background di Elaine e sulla sua possibile riluttanza a partecipare all’intervista:

• Elaine ha creato processi utilizzando Fogli Google per monitorare la partecipazione agli eventi ed è orgogliosa di ciò che ha realizzato.
• Riconosce la necessità di una soluzione su larga scala, ma si sente più a suo agio e orgogliosa di ciò che ha sviluppato.
• Vede un nuovo sistema di registrazione come dirompente ed è riluttante ad adottarne uno nuovo, anche se a lungo termine ne trarrebbe beneficio lei e il suo team.

Elaine pensa in termini dei suoi processi attuali, quindi dovresti convincerla a pensare oltre per soddisfare le esigenze dell’organizzazione per eventi sempre più grandi. Ecco alcuni suggerimenti per raggiungere il tuo obiettivo:

1. Se Elaine sostiene lo stato attuale, riconosci e apprezza ciò che ha fatto finora.
2. Convincila dei vantaggi di una soluzione su larga scala che soddisfi le esigenze dell’organizzazione riducendo il suo carico di lavoro.
3. Se Elaine propone una soluzione invece di un bisogno, riportala al problema che deve risolvere.
4. Tieni traccia dei sentimenti di Elaine. Se ha sentimenti negativi sulla nuova soluzione, riconosci ed empatizza con quei sentimenti.
5. Se Elaine mostra un sentimento positivo, incoraggiala a pensare di più alle sfide di registrazione degli eventi: i problemi aziendali da risolvere.

Infine, il prompt dice a ChatGPT come conversare con Elaine:

• Interagisci con Elaine in modo colloquiale e professionale.
• La creazione di un prompt per l’IA generativa come ChatGPT richiede di riflettere su ciò di cui hai bisogno dalla conversazione, in modo simile alla Business Analysis che determina ciò di cui ha bisogno un’organizzazione.
• Un prompt dovrebbe esprimere le aspettative in modo specifico, come i requisiti.

Altra nota dell’autore: Ho testato e perfezionato il prompt per l’intervista, in modo simile al test di accettazione dell’utente.

Portare le competenze di business analysis per sostenere i prompt può portare a conversazioni preziose.

Conclusione

L’intervista con Elaine ha discusso il suo attuale processo di registrazione e le preoccupazioni sull’adozione di una nuova soluzione. Riconoscendo i suoi sforzi ed empatizzando con le sue preoccupazioni, ChatGPT ha guidato la conversazione verso i potenziali vantaggi di una soluzione di registrazione personalizzata che potrebbe supportare la crescita dell’organizzazione e ridurre il suo carico di lavoro. Ha affrontato le sfide del suo team e ha evidenziato le opportunità che una nuova soluzione potrebbe offrire.

Nonostante la sua riluttanza iniziale, ChatGPT ha rassicurato Elaine che il suo team potrebbe concentrarsi su attività più strategiche con la nuova soluzione, portandola infine ad accettare di esplorare l’idea di una soluzione di registrazione personalizzata.

ChatGPT ha concluso l’intervista quando Elaine ha accettato di esplorare una soluzione di registrazione personalizzata, anche se il prompt non lo specificava come obiettivo. È stato un buon punto dove fermarsi per discutere i dettagli di una soluzione personalizzata in una o più conversazioni.

Ad esempio, potrebbero avere conversazioni su quanto segue:

• Passaggi di registrazione, percorsi alternativi come cancellazioni ed eccezioni
• Informazioni attese dal processo di registrazione
• Integrazione con il sistema CRM dell’organizzazione
• Di cosa ha bisogno il management dalla nuova proposta di soluzione di registrazione.

ChatGPT aggiungerà molto più valore alla business analysis una volta addestrata sull’organizzazione, i suoi obiettivi e la conoscenza specifica del dominio.

Tuttavia, la business analysis richiederà un tocco personale e un pensiero critico a lungo termine.

Autore: Richard Cunningham, fondatore  di Blendery
Richard Cunningham ha decenni di esperienza nell’adattare la tecnologia per soddisfare le esigenze dei clienti….Ha gestito lo sviluppo del sistema di ospitalità per eventi di Coca-Cola per eventi di sponsorizzazione internazionale, come le Olimpiadi e la Coppa del Mondo FIFA.

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