Cosa è una Action Item?

Con  Action Item  normalmente si intende l’azione necessaria per completare effettivamente un’attività già eseguita. Per loro natura, le Action Item non possono essere pianificate in anticipo, emergono occasionalmente durante le riunioni oppure rappresentano esigenze specifiche di un prodotto appena realizzato.

Le Action Item  vengono assegnate a qualcuno, non essendoci abbastanza conoscenza, esperienza o tempo per risolverle appena sorgono.

Spesso,  sono di natura burocratica o richiedono del lavoro effettivo per essere chiuse. L’importante è che le Action Item vengano assegnate, lavorate e completate. (se non devono essere completate, non c’è motivo di chiamarle Action Item. Potrebbero essere annotate  come fatti che non avranno un seguito  e quindi da dimenticare.)

Validi esempi di  action item  sono:

  • inviare una specifica informazione a qualcuno,
  • organizzare una riunione o
  • fornire una stima veloce di un lavoro.

A volte, l’azione serve per indagare un’area prima che diventi un problema. Per questo motivo, spesso, erroneamente, le azioni vengono mischiate ai problemi.

Una action item non deve essere confusa con un problema (issue). Una issue è un problema che avrà un impatto  dannoso sul progetto se lasciata irrisolta.

Una action item  può portare alla scoperta di un problema o diventare un rischio, ma l’azione in sé, una volta circoscritta, non è un problema. Ci sono due modi di gestire le action item:

Il miglior modo di gestire le action item  è inserire le attività  che comportano nella schedulazione del progetto, specificando  l’assegnatario e la scadenza. In questo modo, le attività verranno gestite e tracciate  come qualsiasi altra  attività. Questo è il miglior approccio, perché l’attenzione è concentrata in un solo posto,  consentendo al project manager di consolidare la regola che non bisogna lavorare su ciò che non fa parte della schedulazione. Ciò permette al project manager di vedere anche l’impatto dell’azione sulla schedulazione complessiva. Per esempio, potresti avere una piccola azione che richiede tre ore di lavoro, ma se assegni questa azione ad una persona che lavora sul percorso critico, potresti causare un ritardo all’intero progetto.
Il secondo modo di gestire le action item è creare nel verbale delle  riunioni di revisione un’apposita  sezione  per le Action Item. Se sono di breve durata (meno di due ore) e se sono da realizzare entro la riunione successiva, possono essere documentate nella sezione del verbale stesso.  Con questa tecnica puoi iniziare le riunioni di revisione discutendo azioni aperte, assegnate nella riunione precedente e verificare se sono state eseguite per eliminarle dalla lista.
Sul log delle azioni possono essere aggiunte e tracciate  anche azioni provenienti da fonti diverse da una riunione di revisione.

Non mischiare Action e Problemi (issue)

In molti casi, i project manager non istituiscono il Log dei problemi per identificare e tracciare le vere issue. Molti item classificati  come issue, in realtà son rischi (potenziali problemi) o semplicemente soltanto Action Item. Se ti accorgi che il tuo Log delle Issue contiene troppe entrate, probabilmente stai tracciando delle semplici Action Item. Poiché le issue sono grandi problemi, non ce ne dovrebbero essere troppi contemporaneamente. Se scopri che il tuo Log delle Issue è pieno di Action Item, è probabile che le vere issue vengano nascoste e non lavorate come dovrebbero.

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