In un progetto si utilizzano tantissimi documenti di project management. Ecco i cinque documenti fondamentali per gestire correttamente un progetto.

1.Il Project Charter

Prima di iniziare l’esecuzione di un progetto, devi sapere cosa dovrai realizzare. Il capitolato (charter) ti dovrebbe fornire queste informazioni. L’approvazione del project charter autorizza il progetto a partire. Il charter viene creato alla fine della fase preliminare del progetto secondo il PMBoK, più pragmaticamente alla fine della Pianificazione (Definizione del lavoro e schedulazione) secondo la metodologia TenStep. Contiene gli obiettivi del progetto, l’ambito (deliverable e perimetro), rischi, assunzioni, vincoli, dipendenze, diagramma delle milestone, budget e organigramma del progetto.

Il project charter funge da forza stabilizzante una volta che il progetto è stato avviato. Successivamente, verrà visto in dettaglio cosa il progetto deve realizzare, ma il project charter costituisce la pietra miliare sull’idea iniziale del progetto e garantisce che il progetto non soccomba alle falle dell’ambito.

2.La Schedulazione del progetto

Il project charter dice cosa farà il progetto. La schedulazione mostra come e quando sarà fatto. La schedulazione è un documento indispensabile per controllare efficacemente il progetto.

La schedulazione indica l’inizio e la fine del progetto, raggruppando le attività che stanno in mezzo in fasi, quindi in una schedulazione troviamo: Inizio – fasi – attività – task – Fine.

Ad ogni task viene assegnata una durata, una e se eventualmente dipende da un task precedente o da altre attività. Questo documento costituisce la baseline per controllare se il progetto è in linea con i tempi e se rispetterà le sue scadenze o se c’è bisogno di qualche aggiustamento alla tempificazione.

3.Il Budget di progetto

Durante il processo di pianificazione viene stimato il costo delle risorse necessarie per realizzare il progetto. I costi stimati vengono convertiti nel budget di progetto da gestire nel corso del progetto stesso.

4.Lo Stato di Avanzamento (SLA)

E’ importante tenere tutti informati sui progressi del progetto, una volta che tutto è stato avviato. Non c’è modo migliore per farlo, che mettere insieme un report di stato di avanzamento del progetto, da emettere periodicamente. Uno stato di avanzamento dovrebbe contenere le risposte alle seguenti domande:

• Cosa è stato realizzato nel periodo dal report precedente?
• Cosa bisognava fare in questo periodo?
• Cosa è in via di completamento?
• Ci sono esigenze speciali che bisogna discutere?

 Lo scopo dello SLA è gestire le aspettative riguardanti il progetto. Uno stato di avanzamento non deve essere ridondante mettendo insieme troppe informazioni, ma deve essere sempre facile da leggere. E’ bene rappresentarlo con una qualche codifica (per esempio: verde, giallo e rosso, come il semaforo) che possa dare immediatamente un’idea dello stato del progetto.

5.Il Registro dei Rischi (o Risk Log)

Il project manager ha il compito di far fare il lavoro. Però, ci sono potenziali problemi che potrebbero impedire la realizzazione del lavoro necessario. Questi potenziali problemi sono noti come rischi.

Bisogna gestire i rischi su base regolare e prevenirne il loro accadimento che potrebbe impattare il progetto. Il posto migliore per fare ciò è il Risk Register. Questo documento identifica i potenziali rischi e li categorizza per probabilità di accadimento e gravità del loro impatto sul progetto se accadono.  Contiene anche la tua strategia di risposta che descrive come intendi gestire il singolo rischio.

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