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La Riunione Retrospettiva in Agile

Riporto la traduzione di un articolo pubblicato da Mike Cohn  circa il modo di condurre le riunioni retrospettive in ambiente Agile. Ovviamente si tratta di alcune domande all’applicazione di Intelligenza Artificiale basata sulle sue pubblicazioni.

1) Perché la riunione retrospettiva non è un’azione punitiva per il Team

E’ impegnativo, ma bisogna cambiare mentalità sulla riunione retrospettiva  da azione punitiva a miglioramento costruttivo con crescita del team. Ecco come ci si può riuscire:

  1. Enfatizzare l’apprendimento e la crescita: chiarire che lo scopo della riunione retrospettiva non è dare la colpa a qualcuno ma imparare e crescere come squadra. Evidenziare che le esperienze e le intuizioni di ogni membro del team sono preziose per il miglioramento collettivo.
  2. Introdurre rinforzi positivi: come accennato nel contesto, l’introduzione di ricompense per i risultati ottenuti dalla squadra può spostare in modo significativo la percezione delle retrospettive. Ad esempio, se il team raggiunge determinati obiettivi o miglioramenti, celebra questi risultati con qualcosa che piace a tutti. Potrebbe essere semplice come ricevere una scatola di cioccolatini per la squadra o qualsiasi altra forma di ricompensa che il team apprezzerebbe.
  3. Concentrarsi sui miglioramenti realizzabili: garantire che i miglioramenti identificati durante le retrospettive siano realizzabili e sotto il controllo del team. Ciò previene la frustrazione e favorisce un senso di realizzazione quando questi miglioramenti vengono implementati.
  4. Limitare il numero di miglioramenti: evitare di sovraccaricare il team cercando di affrontare troppi miglioramenti contemporaneamente. Concordare da una a tre aree chiave su cui concentrarsi nella prossima iterazione.
  5. Tenere regolari riunioni retrospettive: la coerenza è la chiave. Tenere retrospettive regolarmente, alla fine di ogni iterazione o almeno una volta al mese, garantisce che il team prenda l’abitudine di riflettere sul proprio lavoro e cercare modi per migliorare in un ambiente strutturato e positivo.
  6. Incoraggiare la comunicazione aperta: promuovere un ambiente in cui i membri del team si sentano a proprio agio nel condividere i propri pensieri e idee. Assicurati che tutti comprendano che tutti i contributi sono apprezzati e che la retrospettiva è uno spazio sicuro per un dialogo aperto.

Implementando queste strategie, puoi aiutare a spostare la percezione delle retrospettive da parte del team da una sessione punitiva a una preziosa opportunità di apprendimento, crescita e cambiamento positivo.

2) Cosa fare quando tutto sembra che sia andato bene?

Anche quando uno sprint sembra essere andato alla perfezione, c’è sempre spazio per riflettere su un potenziale miglioramento. Le riunioni retrospettive non servono solo per affrontare i problemi, ma sono delle opportunità per rafforzare ciò che è andato bene ed esplorare aree per piccoli miglioramenti o innovazioni. Ecco cosa fare quando tutto sembra che sia andato bene:

  1. Celebrare i successi: iniziare riconoscendo e celebrando i risultati della squadra. Ciò rafforza il comportamento positivo e la coesione del team.
  2. Analizzare cosa ha funzionato bene: approfondire il motivo per cui le cose sono andate così bene. Identificare prassi, strumenti o comportamenti specifici che hanno contribuito al successo. Ciò può contribuire a garantire che queste prassi continuino ad essere ulteriormente migliorate.
  3. Esplorare il potenziale di innovazione: con le nozioni di base ben in mano, discutere se ci sono nuovi strumenti, tecniche o processi che il team potrebbe sperimentare per spingere ulteriormente i limiti delle proprie prestazioni.
  4. Considerare i fattori esterni: a volte i fattori esterni possono contribuire al successo di uno sprint. Discutere e considerare come il team può mantenere le prestazioni se le condizioni cambiano.
  5. Pianificare le sfide future: discutere le potenziali sfide future e come il team può prepararsi ad affrontarle. Questo approccio proattivo può aiutare il team a stare al passo con i problemi.
  6. Condividere quanto appreso: se il team ha scoperto un modo di lavorare particolarmente efficace, considerare come questo può essere condiviso con altri team all’interno dell’organizzazione.

L’obiettivo di una riunione retrospettiva non è solo riparare ciò che è andato male, ma migliorare continuamente, innovare e costruire sul successo. Anche nei momenti migliori, è utile riunirsi per riflettere sul viaggio e pianificare risultati ancora più grandi per il futuro.

3) Come coinvolgere tutti i membri del team in una riunione retrospettiva

Per incoraggiare un team a partecipare più attivamente alle riunioni retrospettive, è essenziale adattare l’approccio alle loro personalità e ai loro livelli di comfort. Ecco delle strategie che si possono utilizzare:

  1. Ribadire il valore delle riunioni retrospettive: ricordare al team l’importanza di organizzare riunioni retrospettive per il miglioramento continuo. Sottolineare che il tempo dedicato consente di discutere i miglioramenti in modo strutturato, il che è più efficace di suggerimenti sporadici e ad hoc.
  2. Gestire le aspettative: evitare di concentrarsi ripetutamente su problemi che non possono essere risolti a breve termine. Ciò può portare a frustrazione e disimpegno. Puntare invece ad affrontare i miglioramenti ottenibili per mantenere la motivazione e il senso di progresso.
  3. Fornire modi alternativi per contribuire: riconoscere che gli introversi potrebbero aver bisogno di più tempo per elaborare i propri pensieri. Configurare una casella di posta anonima (fisica o virtuale) in cui i membri del team possono inviare elementi di discussione durante lo sprint. Questo metodo riduce la pressione di dover elaborare punti sul momento e incoraggia la partecipazione di coloro che preferiscono comunicare le proprie idee per iscritto.
  4. Ravvivare la riunione retrospettiva: introdurre varietà per rendere le riunioni retrospettive più coinvolgenti. Considerare l’idea di invitare uno Scrum Master di un altro team per facilitare, cambiare la sede o addirittura tenere la riunione all’aperto. Sperimentare formati diversi, ad esempio concentrarsi su quali pratiche abbandonare anziché adottare, può anche rinnovare l’interesse e la partecipazione del team.Adattando il tuo approccio alle preferenze del team e fornendo molteplici strade per l’input, si promuove un ambiente retrospettivo più inclusivo e produttivo.

4) Come impedire all’alto management di partecipare alle riunioni retrospettive

Per affrontare la sfida di manager, stakeholder e direttori che desiderano partecipare alla riunione retrospettiva dello sprint, si può seguire un approccio strutturato per garantire che la riunione rimanga uno spazio produttivo e sicuro per il Team, Scrum Master e Product Owner. Ecco come fare in tre passaggi:

  1. Educare gli outsider: il primo passo è educare questi individui sul motivo per cui la loro presenza non è vantaggiosa per la riunione retrospettiva. Spiegare che la loro presenza potrebbe alterare le dinamiche della riunione, potenzialmente inibendo discussioni aperte e oneste. È importante trasmettere che la riunione retrospettiva è un momento in cui il team riflette sui propri processi e dinamiche di lavoro e la presenza di estranei può cambiare il tono e il contenuto di queste discussioni.
  2. Evidenziare l’importanza di uno spazio sicuro: condividere con loro che le riunioni retrospettive spesso comportano discussioni appassionate, disaccordi e persino lamentele e critiche prima di arrivare a soluzioni. Questi sono essenziali per la crescita e il miglioramento del team ma possono essere soffocati in presenza di figure autoritarie.
  3. Introdurre un debrief post-sprint come ultima risorsa: se i primi due passaggi non scoraggiano la loro partecipazione, è possibile introdurre un debrief post-sprint come misura drastica. Si tratterebbe di un incontro privato e separato in cui il team avrebbe avuto le discussioni reali di cui ha bisogno, servendo essenzialmente come riunione retrospettiva vera e propria. Si può continuare a tenere le retrospettive regolari con gli outsider, concentrandosi su questioni meno delicate e discutendo su come possono supportare il team.

Quest’ultimo passaggio è piuttosto drastico e dovrebbe essere utilizzato solo se assolutamente necessario. Non si tratta di escludere gli stakeholder, ma di garantire al team lo spazio di cui ha bisogno per discutere e migliorare in modo aperto e onesto.

5) Come tenere informato il proprio manager sulla riunione retrospettiva

Quando il tuo manager vuole sapere tutto ciò che viene discusso nella riunione retrospettiva, è importante bilanciare la trasparenza con la necessità di uno spazio sicuro in cui il team possa parlare apertamente. Lo scopo principale di una retrospettiva è che il team rifletta sul proprio processo di lavoro e identifichi modi per migliorare. Ciò richiede un ambiente in cui i membri del team si sentano a proprio agio nel condividere i propri pensieri senza timore di ripercussioni.Si può spiegare al proprio manager l’importanza di avere uno spazio privato per queste discussioni per garantire conversazioni sincere e produttive. Spiegare al capo che la riunione retrospettiva è una pratica chiave nelle metodologie agili volte a favorire il miglioramento continuo e la coesione del team. Sottolineare che i risultati della riunione retrospettiva, come le azioni o i piani di miglioramento, possono essere condivisi, piuttosto che le discussioni dettagliate che hanno portato a tali risultati.

Se il manager insiste per conoscere i dettagli, si può ricorrere a un compromesso riassumendo i temi chiave o gli insegnamenti tratti dalla riunione retrospettiva senza attribuire commenti specifici ai singoli individui. In questo modo, si mantiene un certo livello di trasparenza proteggendo al contempo la privacy del team.

E’ fondamentale mantenere la fiducia all’interno del team. Se è necessaria un’ulteriore discussione privata per garantire che il team possa parlare liberamente, prendere in considerazione la possibilità di programmare una sessione separata e più breve per il solo team, come suggerito nel contesto.

Questo approccio consente al team di avere una discussione aperta pur soddisfacendo il bisogno di informazioni del manager, anche se in modo più controllato e meno dettagliato.

 5a) Esempio di scenario di una riunione retrospettiva

Consideriamo un team di sviluppo software su una nuova funzionalità del proprio prodotto. Durante la retrospettiva sullo sprint, emergono diverse questioni:

  1. Il team riteneva che gli stand-up giornalieri durassero troppo a lungo, causando un ritardo nell’inizio del lavoro quotidiano.
  2. C’era una mancanza di chiarezza su alcune user stories, che ha portato a rielaborazioni e frustrazione tra i membri del team.
  3. Il team ha riscontrato che si interrompevano spesso a vicenda durante le riunioni, determinando una comunicazione inefficiente.

Il team discute apertamente questi problemi e propone azioni per affrontare ciascuna preoccupazione.

  • Per il primo punto, decidono di imporre un limite temporale rigoroso agli stand-up giornalieri.
  • Nel secondo caso, concordano di avere una breve sessione di chiarimenti con il product owner prima di iniziare a lavorare sulle nuove user stories degli utenti.
  • Infine, per migliorare la comunicazione, decidono di implementare la regola del bastone parlante nelle riunioni, dove può parlare solo la persona che tiene in mano il bastone.

Dopo la retrospettiva, lo Scrum Master riassume questi punti e le azioni concordate in un report. Quando il manager chiede i dettagli della riunione retrospettiva, lo Scrum Master condivide questo report, evidenziando i risultati costruttivi senza approfondire le specifiche della discussione che ha portato a queste azioni.

Questo approccio mantiene il manager informato sui piani di miglioramento del team, preservando allo stesso tempo lo spazio sicuro della riunione  retrospettiva per una discussione aperta e onesta.

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