Regole di Base di un Team di Progetto

Il programma dell’esame di certificazione PMP è definito in “The PMP Examination Content Outline (ECO)“, disponibile anche in lingua Italiana. Tra le altre cose che raccomanda troviamo:

1.12) Define team ground rules

In pratica si tratta di definire le regole di base del funzionamento della cooperazione per raggiungere gli obiettivi del progetto e più precisamente: 1) Comunicare i principi organizzativi a team e a stakeholder esterni; 2) Stabilire un ambiente che promuova il rispetto di regole di base; 3) Gestire e rettificare le violazioni delle regole di base.

 

Un team ben organizzato deve comprendere persone oneste e aperte alla discussione, cioè persone che esprimano le proprie opinioni su qualsiasi argomento. Il gruppo deve considerare tutte le opinioni, senza scartarne nessuna a priori, in modo da dare pari opportunità di partecipazione a tutti i membri del team.

• Bisogna essere aperti a nuovi approcci e ascoltare tutte le nuove idee. Il mondo sta cambiando, ma le tecnologie cambiano ancora più velocemente.

In questo contesto troppo mutevole non si può restare fermi, ma occorre comprendere anche le opinioni degli altri e farsi capire da tutti i membri del team e dai principali stakeholder esterni.

• Bisogna essere chiari e concisi, senza perdere tempo per comprendersi il prima possibile.
• Bisogna tenere traccia di tutte le discussioni e delle conclusioni di ogni incontro.
• Bisogna utilizzare strumenti visuali per facilitare la comprensione del proprio messaggio.

Tutte questi “esigenze” è bene codificarle in un documento ad uso esclusivo del team affinché tutti i membri siano portati ad assumere lo stesso atteggiamento nel relazionarsi con stakeholder di ogni tipo.

Ogni chiarimento è utile, ma in questi casi vale il detto “Verba Volant, Scripta Manent“.

Collaborazione con gli stakeholder

Il primo punto sul quale intendersi con gli stakeholder  e la comprensione della definizione dell’ambito del progetto. Le cose da mettere  fuoco e condividere sono:

• Proposito del progetto – Qual è il problema da risolvere? Visione di alto livello.
• Background del progetto – Quali fatti supportano il proposito del progetto? Spiegarlo bene affinché le persone non assumano altro.
• Obiettivi del progetto – Perché stiamo organizzando questo progetto? Cosa vogliamo cambiare e quanto? Cosa ci aspettiamo da questo progetto?
• Piano di Azioni – Cosa intendiamo fare e chi ne sarà responsabile.
• Piano di Comunicazione – cosa comunicare e a chi, con quale frequenza.

Intelligenza Emotiva

Le regole di base aiutano  a sviluppare un ambiente collaborativo aperto e onesto.

Tuttavia  conviene saper comprendere il proprio pensiero  e  quello degli altri,  perché gli altri pensano e reagiscono così, familiarizzando con pensiero e motivazioni  degli altri. Applicando i principi dell’Intelligenza Emotiva sii diventa più capaci di motivare, guidare, collaborare, negoziare e eccellere nelle relazioni con gli altri. Diventa molto più facile interagire con team e stakeholder su base giornaliera.

Se vuoi sapere qualcosa in più sull’Intelligenza Emotiva consulta l’articolo: Intelligenza Emotiva di base.

Come definire le proprie regole di base

Ogni team è libero di codificare le regole di base in funzione del tipo di progetto e delle sue dimensioni. Le regole di base possono far riferimento ad un codice di comportamento aziendale, emendato solo per le specificità del progetto da eseguire.

• Il project management tradizionale esige una pianificazione iniziale molto dettagliata, la capacità di comunicare con efficacia è un approccio strutturato per raggiungere gli obiettivi del progetto.
• Un approccio AGILE, invece, pur richiedendo una rigorosa liturgia in termini di eventi, consente al team di stabilire le proprie regole di base in piena autonomia, perché un team Agile, per definizione, si auto organizza e si auto gestisce.

In ogni caso, una regola fondamentale è la comprensione degli obiettivi: totali per l’approccio tradizionale e per singola iterazione con l’approccio Agile. In entrambi i casi, bisogna comprendere il “Goal – Proposito” del progetto o l’aspettativa del committente.

Una volta compresi gli obiettivi si possono codificare le regole di base per perseguirli, passando anche per delle prescrizioni ovvie, come: essere puntuali specie alle riunioni; comunicare con efficacia; preparare l’ordine del giorno delle riunioni; rispettare tutti; definire il contenuto delle riunioni ricorrenti; ascoltare l’opinione di tutti, evitare il micromanagement; restare concentrati sugli obiettivi del progetto.

In particolare, le regole di base devono indicare come condurre le riunioni e quale comportamento ci si attende di partecipanti. Lo scopo è evitare fraintendimenti e ridurre al minimo la confusione, ottimizzando le durate delle riunioni.

Ecco i fondamentali per una riunione, come dal corso PMI PMP-Prep:

Una delle regole di base è il rispetto reciproco, a prescindere dalle differenze di livello gerarchico in azienda. L’obiettivo è creare collaborazione  sui temi in discussione per giungere a valide soluzioni condivise.

Per evitare equivoci, anche per progetti semplici, conviene ribadire le regole di base per iscritto fin dalla fase di pianificazione.

Ovviamente, le regole sono funzione degli obiettivi di progetto, che a loro volta devono essere chiari e misurabili. Una seria definizione dell’ambito consente di formulare un valido piano di esecuzione che sperimenta immediatamente le regole di base.

I fondamentali per una buona conduzione di un progetto, sulla base di buone regole sono:

1. Chiarezza dello scopo del progetto –   Fornire  a tutti gli interessati (team e stakeholder principali) una chiara rappresentazione dello scopo del progetto e dei risultati attesi, in modo che tutti si muovano nello stesso.
2. Focus e direzione: Gli obiettivi chiari facilitano il processo decisionale e l’allocazione delle risorse. Il team comprende automaticamente le priorità degli obiettivi primari da perseguire.
3. Risultati misurabili – Gli obiettivi ben definiti devono essere specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART), in modo da poter determinare se il progetto è in linea con i propositi iniziali.
4. Allineamento degli stakeholder – gli obiettivi chiari aiutano a mantenere il progetto allineato con le aspettative degli stakeholder, aumentando la probabilità di successo del progetto.
5. Gestione del rischio – gli obiettivi ben definiti consentono di identificare più facilmente i potenziali rischi, anticipando i potenziali impedimenti che potranno presentarsi.
6. Allocazione delle risorse –  Con gli obiettivi chiari è più facile allocare le risorse e definire i tempi in base alle priorità specifiche del progetto, mitigando i rischi di sprechi di risorse.
7. Motivazione e responsabilità – obiettivi chiari motivano i membri del team fornendo a lavorare sodo per la riuscita del progetto, assumendosi le proprie responsabilità nel proprio ruolo.

Senza obiettivi ben definiti, un progetto può rapidamente entrare in crisi per la confusione o peggio per  la mancanza di una direzione o un’aspettativa chiara, determinandone il fallimento con conseguente insoddisfazione del committente (Sponsor). Invece, con gli obiettivi ben definiti e le opportune regole di base si veleggia verso il successo del progetto con soddisfazione di tutti, compreso il team di progetto dando luogo ad un team molto performante.

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