Tecniche di Stima

La stima è il processo di previsione del tempo, dei costi e delle risorse necessarie per completare un progetto o un’attività. È un aspetto fondamentale della pianificazione della gestione progetti, poiché consente al Project Manager di prevedere e allocare le risorse in modo efficiente. La stima aiuta a definire aspettative realistiche, identificare potenziali rischi e stabilire una linea di base per misurare l’avanzamento lavori del progetto.

Una stima accurata può richiedere dati storici, il parere di esperti e soprattutto la comprensione delle specifiche del progetto.

Le stime sono ipotesi di lavoro da affinare continuamente e tenere sotto controllo,  perfezionandole  man mano che il progetto avanza.

Cono di Incertezza

Il Cono dell’Incertezza illustra come l’accuratezza delle stime migliora nel tempo con l’avanzamento del progetto.

All’inizio, le stime presentano un elevato grado di variabilità che diminuisce man mano che si raccolgono più informazioni per prendere migliori decisioni. Ad esempio, a inizio progetto, potresti definire una stima approssimativa con un margine di errore di ±50%. Però, al progredire del progetto si chiariscono molti più dettagli, riducendo il margine di errore a ±10%. Questo approccio aiuta i Project Manager a produrre stime più accurate  e a gestire in modo efficace le aspettative degli stakeholder.

Tipi di stime

Le principali tecniche di stima sono le seguenti:

Stima per Analogia

La stima per analogia, nota anche come stima top-down o stima approssimativa dell’ordine di grandezza, consiste del far riferimento a dati storici di precedenti progetti simili per stimare durata e costo di un nuovo progetto.

Questa tecnica si basa su esperienze passate per produrre velocemente delle previsioni di alto livello. Anche se questo metodo è rapido ed economico, purtroppo è il meno accurato a causa delle potenziali differenze tra il precedente progetto e quello nuovo da stimare.

Stima Parametrica

La stima parametrica  proporziona dati storici di precedenti progetti con quelli del nuovo progetto per stimare la durata o il costo.

Questo metodo prevede l’identificazione di parametri chiave, come il costo per metro quadrato di costruzione, applicandoli proporzionalmente al nuovo progetto. Ad esempio, se per realizzare 10 KM di autostrada sono stati spesi 10 milioni, per 50Km si può prevedere che occorreranno 50 milioni.

La stima parametrica è più accurata della stima per analogia, solo se i parametri sono ben definiti e si dispone di dati affidabili. Tuttavia, resta sempre una stima economica, ma meno accurata.

Stima Bottom-Up

La stima bottom-up (dal basso verso l’alto) implica la scomposizione di un progetto in componenti piccoli e gestibili da stimare singolarmente per durata e costo.  Alla fine si sommano tutte le singole stime per determinare  la stima totale del progetto.

Questo metodo, molto più accurato perché considera il lavoro necessario per ogni singola attività, è molto costoso perché richiede  più impegno per analizzare dettagliatamente tutto l’ambito del progetto. Di solito, si ricorre a questa tecnica se occorre un elevato grado di precisione.

Stima a tre punti

La stima a tre punti,  considerando  incertezza e rischio, si calcola mediando la stima di tre scenari:

• O – ottimistico,
• P – pessimistico e
• M – molto probabile.

Ad esempio, per stimare la durata di un’attività, è possibile determinare il tempo ottimistico (10 giorni), il tempo pessimistico (20 giorni) e il tempo più probabile (16 giorni).

La media triangolare sarebbe (O10 + M18 + P20)/3 = 16.

La media ponderata (PERT) sarebbe (O10 + 4M18 + P20)/6 = 17.

Questo secondo approccio fornisce una visione più bilanciata, tenendo conto della potenziale variabilità e migliorando l’affidabilità delle stime.

Stima degli Story Point (pianificazione del rilascio)

La stima degli story point è una tecnica utilizzata nella gestione dei progetti Agile per stimare lo sforzo richiesto per implementare le user stories di una iterazione.

Consiste nell’assegnare un valore in punti a ciascuna attività (della user story) in base a complessità, impegno e rischio, anziché esprimersi in ore o giorni. Praticamente lo story point è una misura convenzionale adottata dal singolo team di progetto.

Durante la pianificazione, il team utilizza gli story point per quantificare il lavoro del prossimo sprint. Il processo coinvolge l’intero team, di solito, attraverso il metodo del poker planning, dove ogni membro del team, calando una carta,  esprime la sua stima  indipendente in story point per ogni user story. Alla fine, vengono confrontate tutte le stime, discutendole per raggiungere un consenso. Ad esempio, se la velocità di un team è di 30 story point per sprint e l’iterazione comprende 120 story point, il team può stimare che il rilascio richiederà circa quattro sprint, se l’iterazione è di 4 settimane o un mese.

Con gli story point si considerano complessità, volume di lavoro e incertezza, rendendoli una misura completa dello sforzo.

Questo metodo promuove la collaborazione del team e fornisce una visione di alto livello della sequenza temporale del progetto.

Concentrandosi sullo sforzo relativo piuttosto che sul calendario, gli story point aiutano i team a pianificare i rilasci in modo più flessibile e realistico, considerando le incertezze inerenti alla realizzazione del prodotto.

Stima dello sprint/iterazione

La stima dello sprint o dell’iterazione è una tecnica Agile utilizzata per pianificare soltanto il lavoro di un singolo sprint o iterazione, che in genere dura 1-4 settimane. Questo processo prevede la scomposizione delle user stories da inserire nello sprint in attività più piccole, da stimare singolarmente.

L’obiettivo è garantire che il carico di lavoro del team sia gestibile e in linea con la velocità o la quantità di lavoro realizzabile in uno sprint. Durante la pianificazione dello sprint, il team esamina il backlog in priorità e sceglie le user stories per lo sprint successivo. Ogni user story viene suddivisa in attività e il team stima l’impegno per ciascuna attività.

Questa pianificazione dettagliata garantisce che siano considerati  tutti gli aspetti del lavoro, identificando dipendenze e rischi potenziali.  L’accuratezza della stima dello sprint migliora nel tempo man mano che il team acquisisce più esperienza e accumula dati storici. Questo processo aiuta a raggiungere l’obiettivo dello sprint con elevata affidabilità e consente al team di monitorare i progressi e apportare le modifiche necessarie. La stima dello Sprint promuove trasparenza e responsabilità, consentendo al team di assumere impegni informati e agli stakeholder di avere una visione più chiara dei progressi.

Aspettative degli stakeholder e stime relative

La gestione delle aspettative degli stakeholder è un aspetto critico della gestione progetto, soprattutto relativamente alle stime.

Le stime sono intrinsecamente incerte ed è importante comunicare questa incertezza agli stakeholder per creare fiducia, essere trasparenti e evitare malintesi successivamente.

Ecco cosa condividere con gli stakeholder:

1. Trasparenza: spiegare chiaramente che le stime non sono garanzie ma previsioni informate basate su dati e ipotesi disponibili. Ad esempio, una stima iniziale può presentare un elevato grado di incertezza, che diminuirà man mano che saranno disponibili maggiori informazioni.
2. Ipotesi e rischi: condividere le ipotesi alla base delle stime e dei potenziali rischi che potrebbero influenzarle, permettendo agli stakeholder di comprendere le stime e i fattori che potrebbero comportare dei cambiamenti.
3. Aggiornamenti regolari: fornire aggiornamenti frequenti sullo stato di avanzamento del progetto e su come le nuove informazioni influiscono sulle stime. Mantenendo informati gli stakeholder, si consente loro di adattare le proprie aspettative in base all’evoluzione del progetto.
4. Utilizzare gli intervalli: invece di fornire stime precise, utilizzare gli intervalli per comunicare la potenziale variabilità della stima. Ad esempio, invece di fornire una stima assoluta della durata di 12 giorni, conviene più affermare che una attività potrà richiedere da 10 a 15 giorni a causa dell’incertezza.
5. Elaborazione progressiva: spiegare il concetto di elaborazione progressiva ( o finestra mobile), in cui le stime diventano più accurate man mano che il progetto avanza, disponendo di maggiori dettagli per il periodo da stimare. La stima iniziale sarà approssimativa, mentre verrà perfezionate per ognuno degli  intervalli successivi
6. Impegno e stima: distinguere tra impegni e stime. Ad esempio, prenotare un volo è un impegno, mentre stimare il tempo di viaggio per raggiungere l’aeroporto è incerto. Chiarire che i preventivi non sono impegni  ma ipotesi.
7. Coinvolgere gli stakeholder: coinvolgendo gli stakeholder nel processo di stima, si possono ottenere informazioni preziose che consentiranno di definire aspettative realistiche, favorendo anche un senso di appartenenza e collaborazione.

Gestendo in modo efficace le aspettative degli stakeholder sulle stime, i Project Manager possono creare fiducia, ridurre i conflitti e migliorare il successo complessivo del progetto. Comunicazione chiara, aggiornamenti regolari e coinvolgimento degli stakeholder nelle stime sono strategie chiave per raggiungere gli obiettivi del progetto.

Conclusione

Padroneggiare le tecniche di stima e gestire le aspettative degli stakeholder sono competenze essenziali per tutti i Project Manager.

Queste pratiche, oltre a migliorare la pianificazione e l’esecuzione del progetto, contribuiscono al successo complessivo,  favorendo la collaborazione e riducendo le incertezze, garantendo che tutti abbiano compreso gli obiettivi del progetto.

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