Project Management
PMO Strategico
Volano PMO “PMO Value Ring™”
Mentre il successo organizzativo dipende sempre più dalla gestione dei progetti, il ruolo del PMO diventa sempre più critico. In passato, i PMO venivano definiti come enti di gestione che standardizzavano la governance dei progetti, facilitando la condivisione di risorse, metodologie, strumenti e tecniche per massimizzare il ritorno degli investimenti. Oggi, il ruolo del PMO va ben oltre questa definizione. I PMO strategici sono più dinamici e adattabili, cruciali nell’allineamento dei risultati dei progetti con gli obiettivi organizzativi, promuovendo l’innovazione e il valore aziendale.
Crucial links between executive vision and operational execution.
Cosa è il PMO
Il PMO (Project Management Office) è una funzione strategica in staff alla direzione con il compito di dare supporto ai Project Manager nella conduzione dei progetti, allineando i suoi servizi a strategia e maturità dell’intera azienda.
In particolare il ruolo che può assumere un PMO strategico sono:
- Valutare le performance dei progetti
- Fungere da punto di riferimento informativo per tutti i project manager
- Raccomandare i progetti da cancellare, rinviare o avviare
- Stabilire le priorità delle iniziative in base a strategia, maturità e obiettivi dell’azienda.
I principali tipi di PMO possono essere:
- PMO autonomo – indipendente
- All’interno di una funzione aziendale
- A livello di unità aziendale
- Centralizzato a livello corporate
Un PMO altamente performante ha le seguenti caratteristiche:
- Ha competenza tecnica e metodologica
- E’ stimato a livello direzione aziendale
- E’ consapevole del proprio ruolo di negoziatore nelle situazioni critiche
- Ha la capacità di gestire gli stakeholder (Project Manager e Organizzazione)
In pratica, un PMO efficace allinea la visione aziendale con l’operatività dei Project Manager, suoi clienti principali, garantendo che ogni progetto contribuisca al raggiungimento degli obiettivi generali dell’azienda, oltre a quelli specifici di ogni progetto. L’obiettivo del PMO è aumentare la maturità dell’organizzazione, oltre alla capacità di gestire i progetti.
Tipi di PMO
Il servizio minimo del PMO (Project Management Office) è fornire la sintesi dello Stato di Avanzamento di tutti i progetti. La bontà di questo servizio dipende dalla correttezza dei Project Manager nel fornire le informazioni sullo stato dei loro progetti e nel rispettare i tempi.
Il PMO aggrega i dati ottenuti da tutti i Project Manager, mensilmente, per produrre una rappresentazione dello stato dei progetti, facilitandone la lettura, ad esempio, associando ogni progetto ai colori del semaforo:
- Verde per i progetti in linea
- Giallo per i progetti a rischio
- Rosso per i progetti già in crisi.
Dopo il servizio minimo, tradizionalmente, esistevano 4 tipologie di PMO con compiti e responsabilità crescenti:
- Tipo I: Reporting dei Progetti – Stato di avanzamento di tutti i progetti.
- Tipo II: Infrastruttura di Project Management – Fornitura di Tool e Metodologie di Project Reporting, oltre ai compiti del PMO tipo I.
- Tipo III: Centro di formazione – Coaching e Training ai Project Manager, oltre ai compiti del PMO tipo II.
- Tipo IV: Centro Risorse / Centro di Eccellenza – Responsabilità di progetto, risorse e autorità, oltre ai compiti del PMO tipo III.
Questa classificazione, tuttora valida, viene arricchita dalla facoltà di personalizzare i servizi PMO in base alla strategia aziendale e al livello di maturità raggiunto nella gestione dei progetti.
Volano Framework PMO Value Ring™
Il PMO Strategico propone il concetto di Framework PMO Value Ring™.
Il framework PMO Value Ring ™ diventa il volano di ogni PMO da personalizzare in modo univoco per soddisfare le esigenze specifiche, gli obiettivi e le sfumature culturali di ogni organizzazione.
L’adattabilità non solo migliora l’efficacia del PMO, ma rafforza anche la sua capacità di fornire valore misurabile e supporto al successo aziendale a lungo termine, considerando il PMO un contributore dinamico anziché una soluzione standard valida per tutti.
Il framework PMO Value Ring™ riconosce il valore di più prospettive come fonte di ispirazione piuttosto che come soluzioni pronte, preconfezionate. Le varie prospettive offrono idee adattabili, considerando esigenze specifiche, obiettivi strategici e ambiente unico. Invece di prescrivere cosa dovrebbe essere un PMO, l’attenzione è rivolta a come creare un PMO, collegando più prospettive.
In pratica, l’applicazione del framework PMO Value Ring™ può comportare strutture PMO molto diverse, anche all’interno dello stesso settore di industria.
Ad esempio, due aziende tecnologiche simili potrebbero adottare modelli PMO nettamente diversi in base alle proprie specifiche fasi di crescita, posizioni di mercato, cultura organizzativa e priorità strategiche.
Il framework PMO Value Ring™ è un modello completo che può aiutare i professionisti PMO a creare PMO orientati al valore e incentrati sul cliente. Per applicare lo schema in modo efficace, occorre comprendere gli elementi chiave che modellano disegno e gestione del PMO: esplorare strategia, struttura, cultura e profili industriali che definiscono l’ambiente in cui operare.
Comprendendo a pieno questi elementi fondamentali, il responsabile del PMO può allineare meglio i suoi impegni con l’unicità del contesto, garantendo di soddisfare bisogni e vincoli dell’organizzazione.
I fattori chiave che modellano i PMO nei diversi settori includono:
- Ambiente normativo – Il contesto normativo varia tra i settori e le regioni, influenzando i requisiti di conformità e gli schemi operativi.
- Tipi di progetto – Possono differire tra industrie, variando metodologie e approcci di gestione unici.
- Dinamiche di mercato – Condizioni economiche, concorrenza e tendenze del mercato possono influenzare la priorità delle scadenze dei progetti.
- Norme e pratiche di settore – Le metodologie di project management possono essere influenzate dagli standard applicabili in ciascun settore.
- Fattori culturali e di maturità – L’efficacia di un PMO dipende dal livello di maturità nel project management nella rispettiva industria e nelle norme culturali del settore in ogni particolare paese.
Componenti Strutturali del PMO
I componenti strutturali del PMO definiscono: scopo, approccio e operatività:
- Mandato PMO – Definisce il “perché” del PMO, articolando il suo scopo e la giustificazione nel contesto specifico, garantendo attività allineate agli obiettivi strategici, fornendo una chiara logica per esistenza e operazioni del PMO.
- Governance PMO – Stabilisce “chi” e “quando” del PMO, imposta processi decisionali, ruoli, responsabilità e meccanismi di accountability. La governance guida le operazioni PMO, mantenendo la coerenza nelle sue prassi; definisce anche politiche, procedure e standard che regolano le attività quotidiane.
- Strategia PMO – Delinea “cosa” e “come” il PMO stabilisce il piano a lungo termine ossia come il PMO crescerà ed evolverà per fornire continuamente valore. La strategia PMO si concentra sulle azioni specifiche e sui miglioramenti che il PMO può impegnarsi ad apportare nel tempo.
Conclusione
Recentemente, i PMO stanno evolvendo verso un nuovo approccio pratico: progettazione/disegno, implementazione e funzionamento.
La nuova guida del PMI propone un significativo passo avanti nella comprensione del valore reale che un PMO può offrire in un ambiente aziendale sempre più complesso. Al centro della guida c’è il volano PMO Value Ring™, una struttura che cambia il ruolo dei PMO dai modelli tradizionali incentrati sul processo alle entità dinamiche focalizzate sul cliente, offrendogli miglioramento continuo e creazione di valori tangibili.
Il PMO Value Ring™ – volano PMO – scompone il ciclo del PMO in dieci fasi, con una chiara roadmap per sottolineare l’importanza di:
- Centralità del cliente
- Miglioramento continuo e
- Generazione di valore
La guida comprende 23 capitoli e un’appendice ed è divisa in 3 parti:
- Building a New PMO Mindset
- The PMO Value Ring™ Framework
- Exploring the Value-Generating PMO Flywheel
Le tre parti sono un crescendo di informazioni: dai concetti base ai particolari per concepire, implementare e far funzionare un PMO, oltre a concetti teorici, anche strategie, valutazioni e strumenti applicabili immediatamente per migliorare l’efficacia del proprio PMO.
L’attenzione, rivolta ai vantaggi che i clienti PMO si aspettano, consente di personalizzare i servizi in modo più efficace, garantendo di fornire risultati apprezzabili.
La terza parte descrive tutti i servizi PMO con strumenti versatili per la progettazione e la fornitura dei servizi stessi, in base alla maturità del cliente e le esigenze organizzative, garantendo impatto e creazione di valore.
Conoscendo la maturità del cliente, si possono migliorare continuamente i servizi PMO personalizzati per i Project Manager. L’attenzione alla maturità e al miglioramento continuo garantiscono che i PMO possano evolvere, rimanendo rilevanti di fronte ai cambiamenti delle esigenze aziendali. Infine, l’esplorazione dettagliata delle competenze di base fornisce preziose indicazioni sullo sviluppo delle competenze essenziali per eccellere in questo panorama in continua evoluzione.
La guida PMI e il corso che proponiamo, direttamente in lingua Italiana, svolgeranno un ruolo cruciale nello sviluppo dei PMO del prossimo decennio.
Sottolineando la centralità del cliente, la creazione di valore e il miglioramento continuo, si delinea una solida base per la costruzione di PMO in linea con la strategia aziendale.
Il futuro dei PMO è pieno di opportunità per guidare il successo organizzativo attraverso una efficace gestione dei progetti.
Con questo corso, basato sulla guida “PMO Practice Guide” , si può costruire il futuro dei PMO, non più come centri amministrativi ma come veri partner strategici per raggiungere gli obiettivi di ogni tipo di azienda.
I professionisti del PMO sono incoraggiati a riflettere su come queste intuizioni si possono applicate al proprio PMO: un nuovo PMO oppure un PMO da rivitalizzare o far evolvere in base al livello di maturità dell’organizzazione.
Indice Corso PMO Strategico:
Parte 1 – Sviluppare una Nuova Mentalità PMO
- 3 – Comprendere il ruolo del PMO
- 4 – Navigare in territorio PMO
- 5 – Il PMO come fornitore di Valore
- 6 – Abbracciare la centralità del cliente
- 7 – Servizi PMO e Maturità
- 8 – Sviluppare competenze per il PMO
Parte 2 – Lo Schema dell’Anello del Valore PMO
- 9 – Panoramica sullo schema
- 10 – Elementi organizzativi di base
- 11 – Componenti strutturali del PMO
- 12 – Ciclo di esperienza del PMO
Parte 3 – Esplorare la generazione di valore del volano PMO
- 13 – Panoramica sul volano PMO
- 14 – Consapevolezza dello sviluppo
- 15 – Valutazione delle esigenze
- 16 – Proposta di valore
- 17 – Sviluppo del Servizio
- 18 – Servizio di imbarco
- 19 – Servizi operativi
- 20 – Servizio di monitoraggio
- 21 – Servizio di miglioramento
- 22 – Rilascio del valore
- 23 – Riconoscimento del valore
- 24 – Conclusioni
Questo corso affianca il corso tradizionale “Sviluppo PMO” per dimostrare la sua validità anche alla luce delle recenti innovazioni generate con l’avvento dell’Intelligenza Artificiale.
