Business Analysis
Comunicazione non-Verbale
Come Sviluppare una Forte Relazione con gli Stakeholder
Il linguaggio del corpo è uno dei principali segreti per sviluppare una forte relazione con i propri stakeholder. Riguarda più dell’80% della comunicazione, anche se, spesso, diamo per scontato che sia sufficiente parlare.
Comunicare è un’arte, e i primi secondi sono fondamentali, direi determinanti.
Il Business Analyst è il più esposto perché il suo lavoro consiste nel convincere gli altri ad affidargli informazioni importanti, indispensabili per poter valutare la fattibilità di un progetto e quindi raccomandare la migliore alternativa.
Nell’incontrare stakeholder, deve principalmente preoccuparsi dell’essenza della comunicazione non-verbale.
Cosa è la comunicazione non-verbale?
La comunicazione non-verbale comprende forme di comunicazione dove le parole non vengono necessariamente gridate o scritte, ma espresse o enfatizzate con i nostri gesti: linguaggio del corpo, gesti delle mani, parole non dette, comportamento, incontro degli occhi, controllo della platea in una riunione, e molti altri atteggiamenti finalizzati a rendere efficace la propria comunicazione, traendone il massimo vantaggio.
Stakeholder approcciabili o meno
Cosa vuol dire che uno stakeholder si può “approcciare“?
Siamo di fronte ad un individuo disponibile ad ascoltare, dialogare e comprendere il nostro ragionamento. Non importa quello che dice, ma come lo dice! La facilità di dialogo dipende essenzialmente dalla disponibilità dell’interlocutore ad entrare nello specifico argomento che gli stiamo proponendo.
A volte, dietro la palese disponibilità ad ascoltare, ci può essere una chiusura dettata da interessi contrastanti. In questi casi, è importante saper far emergere le divergenze e lavorarci sopra per cercare di raggiungere il proprio obiettivo o prendere atto della situazione conflittuale che sta emergendo. Dove non è possibile raggiungere il consenso, è evidente che bisogna identificarlo come rischio e analizzarlo in termini di impatto possibile nell’abito della fattibilità del progetto.
La prima impressione che abbiamo del nostro interlocutore è fondamentale per decidere l’approccio successivo nel comunicare, ma altrettanto fondamentale è la prima impressione che diamo noi al nostro interlocutore. Come ci considera il nostro interlocutore? Siamo sempre aperti, disponibili, accoglienti? Attenti a non essere noi la causa della diffidenza dell’interlocutore, per mancanza di stima o per una cattiva impressione iniziale!
In un colloquio importante, dove la prima impressione è quella che conta, bisogna ridurre al minimo la propria esposizione, assumendo un atteggiamento molto professionale, per poi aprirsi anche alle confidenze se l’interlocutore mostra di gradirlo.
Il punto di partenza per sviluppare una buona relazione con i propri stakeholder, a qualsiasi livello è la comprensione della loro disponibilità. Molto spesso, ciò dipende dal tempo a disposizione, dal livello gerarchico dell’interlocutore, dalla conoscenza tecnica della materia che si tratta da entrambe le parti.
I parolai utilizzano tanti aggettivi di uso generico, non sapendo concretamente che dire.
Con un rapporto franco, onesto e chiaro, mettendo a proprio agio l’interlocutore, si ottengono risultati migliori, raccogliendo più velocemente le informazioni necessarie su un progetto. Se l’interlocutore ha poco tempo o è distratto da altri problemi è meglio non insistere e rinviare l’incontro.
Per un Business Analyst, un colloquio di lavoro non è una visita di cortesia!
Ci credi a quello che sto dicendo?
In questo momento, io ti sto comunicando un pensiero in forma scritta, senza poterti guardare negli occhi, alzare o abbassare la voce, o gesticolare con le mani o grattarmi il mento, etc.
Immagina se stessimo discutendo ad una scrivania o in una sala riunione o addirittura in un bar davanti ad una tazza di caffè. Potrei essere molto più convincente con il messaggio che intendo trasmetterti, oppure tu potresti convincermi del contrario.
In questi casi, la percezione reciproca potrebbe essere completamente diversa. L’enfasi con la quale potrei dirti le stesse cose potrebbe renderti più sensibile al mio ragionamento, oppure potrei, lasciar perdere, cambiando argomento se intuisco che non sei la persona giusta.
In un colloquio bisogna prestare attenzione alle parole che si utilizzano e come si dicono, senza perdere mai di vista l’obiettivo del colloquio.
Entrare in sintonia con l’interlocutore è il primo passo per sviluppare una forte relazione con gli stakeholder a qualsiasi livello.
Il vero Business Analyst deve conoscere questi accorgimenti essenziali per svolgere correttamente il proprio lavoro e diventare un professionista apprezzato.
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