Project Management

Verifica, Controllo o Ispezione

Una difficoltà o confusione che genera la prima lettura del PMBOK ® Guide è l’apparente sovrapposizione di alcuni processi:

• 4 Verificare l’ambito (Verify Scope)
• 5 Controllare l’ambito (Control Scope)
• 2 Eseguire l’assicurazione qualità (Perform Quality Assurance)
• 3 Eseguire il controllo di qualità (Perform Quality Control)

Appartengono alle aree di conoscenza: Gestire l’Ambito (5) e Gestire la Qualità (8).

I primi tre processi fanno parte del gruppo di Monitoraggio e Controllo , mentre il processo di  Quality Assurance (8.2) appartiene al gruppo di Esecuzione.

Lo scopo specifico di ognuno di questi processi si intuisce mettendo a confronto le loro definizioni e raffigurandosi lo scenario nel quale vengono praticati.

L’apparente sovrapposizione, invece,  può scaturire solo da una lettura superficiale, e  dal fatto che i quattro processi, sebbene con interessi diversi, possono produrre gli stessi effetti: Accettazione del prodotto, soddisfazione del cliente, miglioramenti di qualità e prestazioni.

Il significato che attribuiamo comunemente a certi termini non aiuta perché spesso utilizziamo indifferentemente i termini: “verifica, controllo, revisione, ispezione o audit“, ma con un po’ più di rigore questi termini hanno significati abbastanza diversi.

Dal dizionario Zingarelli leggiamo:

• Verifica – atto, effetto del verificare – Determinazione sperimentale degli errori di uno strumento di misura tarato – sinonimo di controllo.
• Verificare – accertare l’esistenza, l’esattezza, la verità o l’autenticità di qualcosa mediante opportune prove – Confermare un’ipotesi, una teoria,  fornendone la necessaria prova sperimentale.
• Controllo – complesso di operazioni di ispezione, controllo e collaudo tendenti a rilevare l’aderenza della produzione agli standard di lavorazione.
• Controllare – esaminare accuratamente qualcosa per verificarne l’esattezza, la validità, la regolarità, la rispondenza a determinati criteri.
• Ispezione – indagine, controllo o visita effettuata da un ispettore nell’esercizio delle sue funzioni.

Se consultiamo il glossario  del PMBOK ® Guide scopriamo anche:

• Controllo / Control. Confronto tra le prestazioni effettive e le prestazioni pianificate, analisi degli scostamenti, valutazione delle tendenze per favorire un miglioramento dei processi, valutazione delle possibili alternative e segnalazione dell’azione correttiva appropriata.
• Controllo integrato delle modifiche / Integrated Change Control. Processo di revisione di tutte le richieste di modifica, di approvazione e di controllo delle modifiche apportate ai deliverable e agli asset dei processi organizzativi.
• Ispezione / Inspection. Esame o valutazione quantitativa che consente di verificare la conformità di un’attività, un componente, un prodotto, un risultato o un servizio ai requisiti specificati.
• Revisione della progettazione / Design Review. Tecnica utilizzata per la valutazione di una progettazione proposta e che garantisce che la progettazione del sistema o del prodotto risponda alle esigenze del cliente o che sia valida, realizzabile e gestibile nel tempo.
• Verifica / Verification. Tecnica di valutazione di un componente o di un prodotto al termine di una fase o di un progetto per accertare o confermare che esso soddisfi le condizioni imposte. Diverso da convalida.
• Verifica dell’ambito / Scope Verification. Processo di accettazione formale dei deliverable del progetto completati.

A questo punto conviene consultare direttamente la definizione di ognuno dei quattro processi.

Verify Scope

5.4 Verificare l’ambito

Verificare l’ambito è il processo di formalizzazione e accettazione dei deliverable completati del progetto. La verifica dell’ambito include la revisione dei deliverable con il cliente o lo sponsor per assicurare che siano stati completati in modo soddisfacente e per ottenere l’accettazione formale dei deliverable da parte del cliente e dello sponsor. La verifica dell’ambito differisce dal controllo di qualità poiché interessa principalmente l’accettazione dei deliverable, mentre il controllo di qualità interessa principalmente la correttezza dei deliverable e il soddisfacimento dei requisiti di qualità specificati per i deliverable. Il controllo di qualità è generalmente eseguito prima della verifica dell’ambito, ma questi due processi possono essere eseguiti in parallelo. (fonte: PMBOK ® Guide 4^ edizione)

La verifica dell’ambito è una ispezione sulla completezza delle deliverable ai soli fini dell’accettazione.

Da non confondere con il controllo della qualità che deve garantire la conformità del prodotto alle specifiche concordate.

In questo contesto con “Ispezione”  il PMBOK intende: ” L’ispezione prevede attività quali la misurazione, l’esame e la verifica che consentono di determinare se il lavoro e i deliverable rispondono ai requisiti e ai criteri di accettazione del prodotto. Le ispezioni sono anche denominate analisi, analisi del prodotto, revisioni e analisi passo-passo. In alcune aree applicative, questi termini hanno significati più limitati e specifici.”

Control Scope

5.5 Controllare l’ambito

Controllare l’ambito è il processo di monitoraggio dello stato del progetto, delle specifiche di prodotto e di gestione delle modifiche apportate alla baseline dell’ambito. Il controllo dell’ambito del progetto assicura che tutte le modifiche richieste e le azioni correttive o preventive raccomandate siano elaborate tramite il processo Eseguire il controllo integrato delle modifiche (vedere Sezione 4.5). Il controllo dell’ambito del progetto è utilizzato anche per gestire le modifiche effettive, quando si verificano, ed è integrato con gli altri processi di controllo. Le modifiche non controllate sono spesso definite cambiamenti non controllati dell’ambito del progetto. Il cambiamento è inevitabile e rende quindi necessaria qualche forma di processo di controllo delle modifiche.  (fonte: PMBOK ® Guide 4^ edizione)

Il Controllo dell’ambito attiene esclusivamente all’impatto delle modifiche al contenuto del progetto. Gli strumenti e le tecniche di controllo consistono nella definizione di:

• Procedure di change management: come presentare una richiesta di modifica, come analizzarne l’impatto e come ottenere l’approvazione. Una modifica approvata è come un progetto nel progetto con tutti i risvolti di tempi, costi e impatto effettivo sul resto del progetto.
• Procedure di controllo degli eventuali scostamenti dall’impatto atteso da una modifica e avvio delle azioni correttive possibili.
• Processi di ripianificazione delle attività derivanti dalle modifiche approvate.
• Processi di i formalizzazione continua dello stato di una deliverable e delle eventuali richieste di modifiche all’ambito. In pratica anche i semilavorati diventano asset da assoggettare alla gestione della configurazione.

Quality Assurance

8.2 Eseguire l’assicurazione qualità

Eseguire l’assicurazione qualità è il processo di revisione dei requisiti di qualità e dei risultati derivanti dalle misurazioni del controllo di qualità per garantire l’utilizzo degli adeguati standard di qualità e delle definizioni operative. Eseguire l’assicurazione qualità è un processo di esecuzione che utilizza i dati creati durante il processo Eseguire il controllo di qualità (Sezione 8.3). Spesso le attività di assicurazione qualità sono supervisionate da un reparto dedicato o da un’organizzazione similare. Il supporto dell’assicurazione qualità, indipendentemente dal titolo dell’unità, può essere fornito al gruppo di progetto, al gruppo dirigente della Performing Organization, al cliente o allo sponsor oltre ad altri stakeholder non attivamente coinvolti nel lavoro del progetto. Il processo Eseguire l’assicurazione qualità fornisce anche un ombrello per un miglioramento continuo dei processi, che rappresenta un mezzo iterativo per migliorare la qualità di tutti i processi. Un miglioramento continuo dei processi riduce gli sprechi ed elimina le attività che non aggiungono valore. Ciò consente ai processi di operare a più alti livelli di efficienza ed efficacia. (fonte: PMBOK ® Guide 4^ edizione)

La Quality Assurance è un processo pianificato per verificare l’applicazione dei processi di project management  e cercare di  migliorarli continuamente.

Control Quality

8.3 Eseguire il controllo di qualità

Eseguire il controllo di qualità è il processo di monitoraggio e archiviazione dei risultati dell’esecuzione delle attività legate alla qualità, al fine di valutare le prestazioni e raccomandare le modifiche necessarie. Il controllo qualità è eseguito lungo tutto il corso del progetto. Gli standard di qualità includono i processi del progetto e gli obiettivi del prodotto. I risultati del progetto includono i deliverable e i risultati di Project Management, quali ad esempio l’efficienza dei costi e della schedulazione. Il controllo di qualità è spesso eseguito da un reparto dedicato o da un’unità organizzativa similare. Le attività di controllo della qualità identificano le cause della scarsa qualità di processi o dei prodotti e raccomandano e/o intraprendono misure per eliminarle.  Il gruppo di Project Management deve avere una conoscenza pratica dei controlli  statistici di qualità, in particolar modo campionamento e probabilità, per aiutare a valutare gli output del controllo di qualità. Tra gli altri argomenti, il gruppo potrà trovare utile conoscere le differenze tra le seguenti coppie di termini:  Prevenzione (evitare errori nel processo) e ispezione (evitare errori presso il cliente); Campionamento per attributi (il risultato è conforme o non conforme) e campionamento per variabili (il risultato è valutato su una scala continua che misura il livello di conformità); Tolleranze (intervallo specificato di risultati accettabili) e limiti di controllo (soglie che possono indicare se il processo è fuori controllo). (fonte: PMBOK ® Guide 4^ edizione)

In questo contesto con “Ispezione”  il PMBOK intende: “Un’ispezione è l’esame di un prodotto del lavoro finalizzata a determinare se è conforme agli standard. Generalmente, tra i risultati di un’ispezione vi sono delle misurazioni. È possibile condurre ispezioni a qualsiasi livello. Ad esempio, è possibile ispezionare i risultati di un’unica attività o il prodotto finale del progetto. Le ispezioni sono anche denominate esami, peer review, audit e analisi passo-passo. In alcune aree applicative, questi termini hanno significati più limitati e specifici. Le ispezioni consentono inoltre di convalidare le correzioni dei difetti.“

Il Controllo della Qualità è il processo continuo di verifica della qualità del prodotto rispetto ai livelli di qualità definiti a inizio progetto. Per controllare il livello di qualità del prodotto a volte è opportuno controllare anche i processi utilizzati per produrlo.

Conclusione

Poiché molte domande di esame PMP possono far riferimento a questi quattro processi, conviene familiarizzare con le loro definizioni, dimenticando momentaneamente il significato che quotidianamente diamo a questi termini: verifica, ispezione, revisione, audit, controllo  e tutto ciò che ne consegue.

(Attenzione: i concetti sono tuttora validi – i riferimenti sono quelli del PMBOK 4E)

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