Voglio fare il Project Manager

La Ripresa dalla Crisi COVID-19

Tutti ne parlano, nessuno sa come andrà a finire!

Con la ripresa, è pacifico che riprenderà anche la corsa alla ricerca di un posto di lavoro migliore per chi ne avrà uno, e soprattutto per chi ha perduto il lavoro o non lo ha mai avuto.

Le aziende non vorranno perdere tempo e, per ovvi motivi, le scelte ricadranno su  coloro che dimostrano di avere una certa competenza e se non c’è tempo per dimostrarlo la scelta ricadrà su chi avrà più titoli, compreso le certificazioni, anzi soprattutto le certificazioni da Project Manager (PMP e CAPM prima di tutto).

Chi si avvicina per la prima volta alla disciplina de Project Management, fa tenerezza per le domande spontanee che pone:

• Quale certificazione è meglio?
• Quale certificazione è  più facile da ottenere?
• Quale certificazione è più economica?
• Quale certificazione si ottiene in meno tempo?

Non tutti vi possono rispondere con la stessa obiettività, chi per mancanza di conoscenze, chi per pura opportunità, disponendo di una soluzione e non di altre (siamo a “Oste come è il vino?”).

Invece,  un buon portale per le certificazioni ti offre la massima ella trasparenza perché può offrirti tutte le soluzioni, motivando il suggerimento di una certificazione anziché un’altra.

Senza la presunzione di essere esaustivo, in questo lungo articolo troverai, spero, molte risposte alle tue domande a proposito di come diventare “Project Manager” al meglio nell’attuale contesto.

Se stai pensando ad una certificazione da Project Manager, la scelta, con le dovute differenze, può ricadere su :

• Certificazione PMP basata sul PMBOK Guide
• Certificazione CAPM basata sul PMBOK Guide
• PRINCE2 Foundation basata su Prince2:2017
• PRINCE2 Practitioner basato su Prince2:2017
• PM di UNI, basata sulla  ISO 21500:2012

Sostanzialmente tutte queste certificazioni mirano a verificare la conoscenza di tre tipi di standard, metodi o linee guida:

• PMBOK Guide  6th e 7th
  
• Prince2: 2017
• ISO 21500:2012

Mentre il PMBOK  si concentrava sulla conoscenza  dei processi di project management, PRINCE2 si preoccupa di spiegare come gestire un  intero progetto e ISO 21500 riprende quasi per intero i processi del PMBOK.

Pertanto, il problema non è scegliere un approccio, ma piuttosto come sfruttare la  complementarietà dei tre approcci per trarne il massimo beneficio.

Adottando uno standard, qualunque esso sia:

• Si riducono i costi, non dovendo sviluppare internamente una propria metodologia;
• Sarà più facile trovare risorse su una competenza diffusa;
• Si migliora la comunicazione interna grazie all’utilizzo di una terminologia comune.

Origine dei tre approcci: PMBOK, PRINCE2 e ISO 21500

PMBOK – Il PMBOK è una pubblicazione del PMI (Project Management Institute) avviata nel 1987 e al momento, siamo in attesa della 7^ Edizione, prevista per fine 2020.

PRINCE2 – Il metodo PRINCE2 è stato pubblicato per la prima volta nel 1990 principalmente per progetti IT della Pubblica Amministrazione Inglese. E’ stato rivisto ed esteso a qualsiasi tipo di progetto nel 1996, 2009 e 2017. La versione corrente è del 2017.

ISO 21500 – ISO 21500 è una linea guida internazionale, divenuta poi standard, preparata dal 2007 al 2012, da un gruppo di circa 30 nazioni aderenti a ISO. Sembra una riduzione del PMBOK con piccole differenze nella terminologia a seguito di qualche accorpamento di processi.

PRINCE2

PRINCE2 è un metodo di project management di AXELOS, orientato ai processi e facile da personalizzare in qualsiasi ambiente. Definisce con chiarezza ruoli, responsabilità, principi e processi facili da apprendere e applicare. PRINCE2 è aperto, flessibile e il suo utilizzo continua a crescere. In alcune nazioni (UK), è obbligatorio essere certificati PRINCE2 per svolgere il ruolo di Project Manager nella Pubblica Amministrazione.

PMBOK

Il PMBOK è una guida al Project Management pubblicata dal PMI (Project Management Institute). Il contenuto del PMBOK si applica a tutti i tipi progetti di qualsiasi dimensione. L’edizione corrente descrive 49 Processi, ognuno con Input – Tool e tecniche – output (ITTO). Detti processi sono divisi in 10 aree di conoscenza (integrazione, ambito, tempi, costi, qualità, risorse, rischio, comunicazione, acquisti e stakeholder) e in 5 gruppi di processi (avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio & controllo e chiusura) da non confondere con le fasi di progetto.

ISO 21500

La ISO 21500, nata come linea guida per il project management, prevede una certificazione solo attraverso la norma UNI 11648  e UNI 11506, emanate appositamente in Italia. La ISO 21500 contiene 40 processi, molto simili a quelli del PMBOK, ma senza tool e tecniche.

Relazioni tra PRINCE2, PMBOK e ISO 21500

La ISO 21500 riprende i processi del PMBOK, il quale è molto più esteso e più dettagliato, ma i concetti base sono gli stessi. Un’appendice del PMBOK costituisce il vero standard ANSI per il Project Management, da confrontare con la ISO 21500.

Invece, PRINCE2 focalizza l’attenzione maggiormente sui compiti del team di project management e su cosa deve fare.

In sintesi:

• Il PMBOK dice cosa fare.
• PRINCE2 dice come farlo, indicando anche ruoli e responsabilità, uscite, descrizione prodotto e ordine delle attività nei processi.

PRINCE2 racchiude tutti i contenuti del metodo in 7 principi, 7 tematiche e 7 processi:

7 Principles Continued Business Justification Learn from experience Defined Roles and Responsibilities Manage by Stage Manage by Exception Focus on products Tailor to suit the project environment

7 Processes Starting Up a project Directing a Project Initiating a Project Controlling a Stage Managing Product delivery Manage a Stage Boundary Closing a Project

7 Themes Business Case Organization Quality Plans Risk Change Progress

L’esame di certificazione PRINCE2 è solo in lingua Inglese, ma noi abbiamo preparato l’intero corso per preparare le due certificazione PRINCE2 Foundation e Practitioner anche in lingua Italiana.

PMBOK e PRINCE2 sono complementari l’un l’altro, perché focalizzano su aspetti differenti.

La forza di PRINCE2 è che fornisce un approccio end-to-endcoerente, mentre il PMBOK  costituisce uno schema di riferimento di tecniche applicabili a prescindere dal metodo o approccio prescelto.

Quali tecniche utilizzare dipenderà dall’organizzazione e dalla natura del progetto.

• Il PMBOK è applicabile in ogni circostanza, a prescindere dal metodo di project management adottato ( PRINCE2, TenStep, MPMM, etc.).
• PRINCE2 fissa la struttura di governance del progetto, compreso il ruolo del Board di progetto e della committenza o cliente. In più, PRINCE2 protegge la giustificazione del progetto attraverso il continuo aggiornamento del Business Case, una differenza fondamentale.
• ISO 21500 estende la condivisione della terminologia comune, ma resta complementare all’utilizzo di principi e tecniche mutuabile dal PMBOK o da PRINCE2.

Principali differenze

Anche se i tre approcci sono complementari fra loro,  vale la pena osservare alcune differenze.

La ISO 21500 esemplifica i “vincoli” con “fattori limitanti che impediscono l’esecuzione” facendo riferimento a: ambito, qualità, schedulazione, budget, risorse e rischio.

PRINCE2 spiega i “vincoli” in termini di “tolleranze” per la prosecuzione del progetto. Non ci sono problemi, finché si è dentro i limiti di tolleranza.  Se si teme di eccedere un limite di tolleranza, bisogna sollevare un’eccezione e scalarla immediatamente al livello superiore, in modo che qualcuno con il giusto livello di delega decida come affrontare quell’eccezione.

PRINCE2 considera sei livelli di tolleranza:

1. tempo,
2. costo,
3. rischio,
4. qualità e
5. benefici.

Va notato che solo PRINCE2 considera i “benefici” un vincolo. Se si teme che non si possano più raggiungere i benefici attesi, bisogna trattarli come il “Rischio di non raggiungere i benefici attesi”.

Altra differenza è l’utilizzo del concetto di “fase” o “stadio”. Entrambi i termini rappresentano una porzione di lavoro di un progetto. Mentre PMBOK e ISO 21500 utilizzano “FASE“, PRINCE2  utilizza “STADIO“, distinguendo tra “management stages” e “specialist work”.

La gestione degli stadi garantisce al top management maggiore controllo sul progetto. Il concetto di fase nel PMBOK è più astratto e le fasi possono anche sovrapporsi, senza che il PMBOK ne descriva l’utilizzo pratico. Il PMBOK inoltre categorizza i processi in “gruppi di processi” da non confondere con le fasi di un progetto.

Business Case

Altra grande differenza tra PMBOK e PRINCE2 è l’importanza attribuita al “Business Case”. Nel PMBOK, il Business Case è uno degli input alla creazione del Project Charter ed un eventuale contratto di fornitura. Con PRINCE2, il Business Case viene continuamente aggiornato, partendo dalla bozza disponibile prima della pianificazione del progetto. Per tutto i ciclo di vita del progetto si verifica sempre se il progetto sarà in grado di rilasciare i benefici promessi.

Organizzazione progetto

Il PMBOK definisce soltanto il ruolo del Project Manager e dello Sponsor, considerando tutti gli altri ruoli “stakeholder”.

PRINCE2 invece definisce con chiarezza il ruolo di tre famiglie di stakeholder: Utente, Commerciale e Fornitori, stabilendo come e quando delegare e come riportare e scalare le esigenze di modifiche (issue) dal team manager al project manager, il Board di progetto  e il Management a livello corporate o cliente. (Il team manager è una figura esclusiva di PRINCE2).

Ambito del progetto

Il PMBOK, facendo riferimento ad un approccio tradizionale (waterfal) gestisce l’ambito raccogliendo prima tutti requisiti del progetto per poi suddividerli in  “work package” rappresentati in una WBS (Work Breakdown Structure). I livelli più bassi della WBS, work package, vengono scomposti in attività che entrano nella sequenza di lavori del progetto, evidenziando il percorso critico.

PRINCE2 focalizza principalmente sull’output del progetto. Si parte dalla descrizione del prodotto, dei criteri di accettazione e dei livelli di qualità attesi dal cliente creando la base del prodotto detta “Product Breakdown Structure (PBS)“. La relazione logica degli elementi del PBS costituiscono il flusso delle attività per passare da una deliverable ad un’altra.

In definitiva, la PBS è simile ad una forma speciale di WBS del PMBOK. PBS e WBS possono convivere evidenziando l’ambito del progetto e assicurando che sia stato inserito tutto il lavoro necessario.

Qualità

Anche se con differente terminologia,  tutti e tre gli approcci fanno riferimento a “Quality Assurance” e “Quality Control“.

Rivedere i risultati di una lavorazione è compito della “Quality Control” tipicamente interna al progetto, mentre la revisione dei processi di project management, di solito è sempre affidata ad una funzione esterna al progetto ed è detta “Quality Assurance“.

Ecco altre differenze nella terminologia:

ISO 21500	PMBOK Guide	PRINCE2
Project Sponsor	Project Sponsor	Executive
Project Charter	Project Charter	Project Brief
Project Management Plan	Project Management Plan	Project Initiation Document
Phase	Phase	Stage
Scope Statement	Project Scope Statement	Project Product Description
WBS	WBS	PBS
WBS Dictionary	WBS Dictionary	Product Description
Risk Register	Risk Register	Risk Register
Change Register	Change Log	Issue Register
Issue Log	Issue Log	Issue Register
–	–	Team Manager
Project Closure Report	Project Closure Documents	End Project Report
Progress Report	Performance Report	Highlight Report Checkpoint Report End Stage Report

Il metodo PRINCE2 può essere ampiamente personalizzato, anche se non tratta direttamente competenze interpersonali e acquisti che assume disponibili nell’organizzazione. Spesso PRINCE2 viene scelto da organizzazioni che desiderano un approccio standardizzato che possa essere appreso velocemente.

Il PMBOK assegna maggiori responsabilità al Project Manager in quanto molto spesso è il solo che deve prendere delle decisioni.

Conclusione

Alla luce delle caratteristiche più evidenti riportate in questo studio, sembra evidente che la cultura del project management non debba trascurare nessuno dei tre approcci e l’uso congiunto può migliorare di molto la performance dell’intera organizzazione, oltre a fornire tanti elementi di chiarezza.

1. Un bravo Project Manager PRINCE2 deve conoscere anche i processi del PMBOK.
2. L’utilizzo del PMBOK richiede l’adozione di una metodologia di project management tipo PRINCE2.
3. ISO 21500 definisce ad alto livello uno standard, ma poi per essere messo in pratica ha bisogno di un metodo tipo PRINCE2.
4. PRINCE2 e PMBOK possono essere adattati all’organizzazione e ad ogni tipo di progetto.

Raccomandazioni

Spero di aver dato un’idea delle conoscenze necessarie per parlare seriamente di Project Management.

Comprendendo l’imbarazzo di chi si avvicina per la prima volta a questi argomenti, suggerisco di rileggere con attenzione queste poche nozioni e determinare la propria posizionarsi in base alle reali conoscenze già possedute.

Poi,  è bene sviluppare il proprio piano formativo (anche con il nostro supporto), pianificando una sequenza ragionata di corsi nell’ordine più adeguato anche alle reali esigenze lavorative.

Le tre certificazioni alle quali tendere sono rappresentate da tre corsi:

• PMI PMP-Prep
  

Per qualsiasi altra esigenza consulta la Hompage