Quando tenere il Kick-off Meeting di progetto?

La certificazione PMP® è il massimo riconoscimento delle competenze nella gestione di un progetto. Le domande di esame presentano  piccole trappole da evitare, studiando. E’ il caso della riunione di inizio progetto che il PMBOK ® Guide considera fondamentale, però la posiziona  in tre momenti diversi. Questo articolo cerca di fare un po’ di chiarezza.  Con il nuovo esame PMP® bisogna prestare attenzione alle domande di esame che fanno ancora riferimento al contenuto del PMBOK ® Guide 6th Edition. 

“Una certificazione PMP® è per Sempre!”

Domanda di Esame PMP®

Ecco una semplice domanda di esame PMP® che vi può mettere in difficoltà.

Roger is a project manager on a database implementation project. This is a small project and he has little experience handling smaller projects. He is confused about when the kick-off meeting should be scheduled. What advice would you give to him? 

1. At the beginning of the initiation stage
2. At the end of the planning stage
3. At the beginning of the planning stage
4. At the beginning of the execution stage

Senza aver consultato il PMBOK ® Guide 6th  potrebbe venire in mente di rispondere con la prima risposta dettata dalla propria esperienza, non necessariamente uguale alla risposta attesa. Però, il PMBOK ® Guide 6th  distingue tra grandi e piccoli progetti con questo dettaglio che puoi trovare a pagina 86.

“Il kick-off meeting di progetto viene di solito associato con la fine della pianificazione e l’inizio dell’esecuzione. Il suo scopo è comunicare gli obiettivi del progetto, ottenere il coinvolgimento del team di progetto, e spiegare i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder.  Il kick-off potrà avvenire in momenti differenti in base alle caratteristiche del progetto:

• Per piccoli progetti, di solito c’è un solo team che esegue la pianificazione e l’esecuzione. In questo caso, il kick-off avviene brevemente dopo l’avvio, nel Gruppo di Processi di Pianificazione, poiché il team è impegnato nella pianificazione.
• In grandi progetti, normalmente un team di project management esegue la maggior parte della pianificazione, e il resto del team di progetto scende in campo quando la pianificazione iniziale è terminata, all’avvio dello sviluppo/implementazione. In questo caso, il kick-off meeting ha luogo con i processi nel Gruppo di Processi di Esecuzione.

I progetti multifase, tipicamente, inseriranno una riunione di kick-off all’inizio di ogni fase.”

Kick-Off di Inizio Progetto  

Ecco una panoramica sul Kick-Off di Progetto secondo una Metodologia di Project Management:
I progetti non sempre seguono la stessa logica di pianificazione, approvazione ed esecuzione del progetto. A volte, un progetto può trovarsi in diversi stadi contemporaneamente. Prima di capirlo, potresti trovarti nel mezzo del progetto con membri del team e stakeholder con una diversa percezione dello scopo del progetto. Così come ogni progetto deve essere chiuso formalmente,  è altrettanto logico  che vi sia una formale riunione di  di avvio, ossia il Kick-off di avvio del progetto.

Lo scopo della riunione di avvio (Kick-off di avvio) del progetto è comunicare formalmente agli stakeholder  che il progetto è iniziato  e assicurarsi che tutti abbiano compreso il proprio ruolo e la propria responsabilità.

La riunione di Kick-off è l’occasione per riunire il gruppo di lavoro,  gli utenti e gli stakeholder  per  ribadire che il progetto è autorizzato a partire.

la riunione formale deve avere una agenda con tutti gli argomenti da trattare:

• Presentare le persone
• Riassumere il contenuto del Project Charter
• Illustrare lo scopo del progetto
• Spiegare l’ambito del progetto
• Indicare le principali  deliverable da produrre
• Indicare i rischi identificati
• Elencare e assunzioni fatte
• Indicare le stime di tempi e budget
• Evidenziare le scadenze importanti
• Ruoli e responsabilità di team di progetto, utenti e  stakeholder.

Alla riunione dovrebbero partecipare tutte le  persone che lavoreranno al progetto, per chiarire eventuali equivoci o confusioni sul  ruolo di qualcuno nel progetto.

• Il Project Manager illustra l’approccio generale del progetto e la sua tempificazione, per dare alle persone un’idea di  come si svolgerà il progetto. In particolare, bisogna assicurarsi che le persone abbiano capito cosa dovranno  fare  nel breve periodo per sostenere il progetto.
• Discutere e rispondere a tutte le domande emerse. Lo scopo della discussione non è ripercorrere lo scopo del progetto, ma permettere alle persone di esprimere ad alta voce i propri dubbi o porre domande che possono sorgere  a inizio di qualsiasi progetto.
• Confermare che il progetto entra ufficialmente in esecuzione. Se non era ancora partito, lo deve fare immediatamente.

Altri argomenti da considerare:

• Partecipanti. In generale, il team di progetto, sponsor e stakeholder chiave devono partecipare alla riunione. Se ciò dovesse significare invitare troppe persone, ci si può limitare ai responsabili dei vari gruppi, incontrando gli altri in riunioni successive e comunque, inviare a tutti la relazione su ciò che è emerso nella riunione.
• Durata. Molte riunioni di Kick-off possono durare una o due ore, mentre altre possono richiedere anche una o due  giorni. Le riunioni più lunghe sono importanti se il progetto è molto complesso o controverso. A volte, può essere utile una lunga riunione di Kick-off per raccogliere importanti requisiti iniziali,  anche se questa non dovrebbe essere la finalità della riunione.
• Preparazione. Non esiste una seconda opportunità per dare una buona prima impressione, in particolare nella riunione di Kick-off.  Il project manager utilizzerà la riunione per enfatizzare  le aspettative del progetto. Se la riunione è disorganizzata, caotica o confusa, i partecipanti assoceranno questa brutta percezione anche al progetto. Il  project manager  deve preparare la riunione di Kick-off e garantire che proceda con regolarità. Il project manager dovrebbe  parlare anche con lo sponsor preventivamente ed assicurarsi il suo sostegno  su come condurre efficacemente la riunione.

Mentre il Project Manager presenta il progetto e il team per realizzarlo, lo Sponsor dovrebbe presentare il Project Manager, dichiarando di avere fiducia in lui per la capacità di guidare il gruppo. Insomma, un bel incoraggiamento e l’assicurazione di sostenerlo in qualsiasi circostanza, avendogli affidato il suo progetto.

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