Project Portfolio Management e Project Management Office (parte 2)
PMO e PPM: Visibilità, Governance, Produttività e Controllo (parte 2)
Questa è la seconda parte di un approfondimento sulla cooperazione tra PMO e PPM. TenStep Italia dispone di uno schema di riferimento consolidato per la gestione del Portfolio (PortfolioStep) e una metodologia per impostare e condurre correttamente un PMO (PMOStep), tradotto anche in lingua italiana.

Schema di riferento per creare un Project Management Office
Contesto
Ogni organizzazione vive il suo momento di entusiasmo o di depressione in funzione del livello di maturità del suo PMO. Per prima cosa occorre fare chiarezza sulle definizioni e gli acronimi molto spesso contraddittori. L’errore più comune è credere che il PMO possa essere la funzione di supervisione dei progetti e al tempo stesso responsabile della conduzione dei progetti. Ancora più grave è creare due gruppi con funzioni simili: PMO e PPM. Vediamo almeno a livello di definizioni di cosa si tratta.
Compiti del PMO
L'acronimo PMO – Project Management Office – può far riferimento a:
- Program Management Office
- Project Management Office
- Portfolio Management Office
In una organizzazione ci possono essere uno o più PMO anche di tipi diversi. Un PMO può essere temporaneo (finalizzato ad un programma o progetto) o permanente. Il principale compito del PMO è fornire supporto ai Project Manager e assegnare le risorse dedicate in modo che i progetti siano il più possibile allineati con le strategie aziendali. Inoltre, il PMO ha il compito di riassumere lo stato di avanzamento di tutti i progetti e quindi dell’utilizzo delle risorse che ha smistato. Al contrario, il PMO
- Non è una funzione di controllo delle procedure.
- Il suo scopo è favorire il progresso.
- Non è una funzione manageriale parallela focalizzata sulle attività di business quotidiane, pertanto non è la soluzione per tutto ciò che impedisce ai progetti di rispettare tempi e budget.
In generale, il PMO si focalizza sulle funzioni di project management. Più è capace e più è in grado di dare supporto attivo. Di solito, i PMO è un reparto ed il PPM è un processo. L’obiettivo principale del PMO è fornire benefici tangibili ed è importante poterlo dimostrare:
- Gestendo l’intero portafoglio progetti con un occhio alle strategie future.
- Garantendo che i progetti vengano rilasciati in tempo, nel budget e secondo l’ambito.
- Comprendendo il legame tra i vari progetti in portfolio, quale custode di molte informazioni.
- Migliorando la comunicazione tra i vari stakeholder.
- Aumentando la percezione del suo valore presso gli executive e tutto il management.
Le principali funzioni del PMO sono:
- Implementazione standard e gestione di una Metodologia di PM.
- Implementazione e gestione di politiche, procedure e template.
- Monitoraggio e Controllo di progetti e programmi.
- Mentoring e Coaching ai PM.
- Avvio di progetti e programmi.
- Implementazione del processo di governance.
- Coordinamento di più progetti.
- Chiusura di progetti o programma.
- Monitoraggio e controllo della prestazione
- Implementazione e gestione scorecard di progetto.
Compiti del PPM
Il PPM può essere definito come “la gestione di un insieme di progetti e programmi per implementare la propria strategia”. Bisogna preoccuparsi di gestire bene i progetti, ma soprattutto di eseguire quelli giusti.
Il PPM comprende tutti i progetti, brevi o lunghi, complessi o semplici ad alto o basso rischio. Consente di accorgersi dei progetti che stanno andando male e di avviare azioni di recupero per i progetti con basse prestazioni. Aiuta a determinare quali progetti continuare ad eseguire e quali sospendere o recuperare. Lo scopo del PPM è massimizzare il contributo dei progetti al business complessivo.
Tipi di progetti
- Attività di riempimento – Attività con bassa remunerazione che però richiedono poco impegno. Fattibili solo se hai risorse disponibili.
- Non apprezzabili – Progetti che richiedono tanto impegno, ma che producono poca remunerazione. La migliore cosa è evitarli.
- Progetti importanti – Progetti che richiedono molto impegno ma producono anche grandi remunerazioni. Questi progetti vanno gestiti con attenzione per garantire che i risultati di business giustifichino le spese ed il tempo.
- Progetti vincenti – I progetti favoriti – richiedono relativamente poco impegno ma danno grandi remunerazioni. Vanno identificati al più presto e lanciati con aggressività.
Il processo di definizione del portfolio stabilisce terminologia, ambito e definizione dei compiti del portfolio ottenendo l’approvazione del modello prescelto.
- Il PPM è un’avanguardia influenzata dalle responsabilità dell’alto management.
- Il PPM copre il gap tra le responsabilità dei progetti stessi, il processo di gestione, i team di progetto e il business.
- Costituisce anche il ponte tra la strategia aziendale e l’operation. Trasforma i progetti da “project oriented” a “Business oriented” consentendo di vedere quali progetti contribuiscono a realizzare meglio la strategia aziendale, fornendo valore reale.
La definizione del PPM comprende quattro passi:
- Ottenere l’approvazione dell’ambito della copertura organizzativa: gruppi, unità, divisioni, reparti, aree funzionali e team, tipi di servizi e prodotti.
- Comprendere l’ambito del lavoro del portfolio: progetti tattici, amministrativi, strategici, innovativi o di visione futura o tutti insieme.
- Definire lo schema delle categorie di progetti: obbligatori, strategici, di supporto al business, sperimentali, infrastrutturali, manutenzione o trasversali.
- Definire i KPI (Key Performance Indicator) del portfolio: net present value, indice di produttività, earned value analysis, valore aggiunto, internal rate of return (IRR) e analis costi-benefici.
Come lavorano insieme PMO e PPM
Per verificare come il PPM può trasformate il PMO in un PMO attivo, bisogna comprendere la relazione esistente tra portfolio, programmi e progetti.
- Il PPM sarà responsabile di garantire che l’organizzazione scelga i progetti giusti in base alle priorità di business, allineamento alle strategie aziendali e al ritorno degli investimenti.
- Il PMO deve garantire che i progetti scelti vengano eseguiti correttamente utilizzando le appropriate metodologie, processi e tecnologie.
Relazione tra Portfolio, Program e Project
- Il portfolio comprende tutti i programmi e tutti i progetti. Comporta una supervisione, la gestione ed il controllo di tutti i componenti fornendo un ambiente strutturato per decidere quale progetto finanziare, sostenere o eliminare.
- Il program management è il processo di gestione di più progetti interdipendenti fra loro perseguendo obiettivi operativi che consentono di realizzare benefici all’intera organizzazione.
- I progetti sono serie di attività pianificate tra date di inizio e di fine prestabilite con precise deliverable da realizzare.
Come sincronizzare PMO, PPM e Attività di PM
- Scegliere il modello di PMO preferito, definendo l’ambito e cosa fare quotidianamente, in base alla maturità dell'ambiente.
- Assicurati che PMO e PPM siano pienamente allineati alle priorità dell’azienda. E’ fondamentale per poter contare sul supporto degli executive.
- Non sofisticare troppo i processi. Mantenere le cose il più semplici possibile.
- Ottenere l’approvazione dello Sponsor il prima possibile.
- Fissare metriche e reporting realistici e chiari.
- Porre la giusta attenzione su programmi e progetti in base a complessità e urgenza.
Il processo di definizione comprende i seguenti aspetti operativi:
- Focus – le deliverable del PPM sono collegate agli obiettivi strategici, il PMO è collegato alle deliverable di più progetti ed il PM è collegato alle deliverable specifiche del singolo progetto.
- Ambito – il personale del PPM lavora con tutti i progetti del portfolio. Il PMO può lavorare per più portfolio e progetti ed il team di PM lavora con singoli progetti.
- Comunicazione – Il PPM riguarda più parti del business, dai team dei singoli progetti alle linee di gestione del business fino agi executive.
- Organizzazione – Il PPM di solito ricade sotto il Team chiamato Project Portfolio Management, mente i PMO è una unità a sé stante ed il personale di PM ricade sotto gli specifici team di progetto.
(Fonte: Queste informazioni sono state estratte da una pubblicazione di Keyedin Solutions). Il prossimo articolo su questo tema parlerà dei benefici di PMO e PPM e come si misurano.
La prima parte è a questo link: PMO e PPM (Parte 1)