Project Management

PM – l’Arte di far Accadere le Cose

Il Project Management è l’arte di far accadere le cose, quindi, per definizione, chi lavora su un progetto è un artista!

Non è proprio così.

Vediamo chi può fregiarsi del titolo di artista e se ce ne sono fra noi.

I Greci antichi con “techně” indicavano la capacità di realizzare qualsiasi cosa, meglio se ispirati da una Musa. Le Muse, figlie di Zeus e di Mnemosine, erano nove sorelle giovani e belle che frequentavano il Parnaso per deliziare il dio Apollo, ed essendo divinità minori entravano in contatto anche con i comuni mortali. Ognuna era specializzata in un’arte specifica:

  • Clio – musa della storia;
  • Euterpe – musa della musica e della lirica;
  • Talìa – musa della commedia e della satira;
  • Melpòmene – musa della tragedia;
  • Tersicòre – musa della danza ed ei cori;
  • Eràto – musa della poesia amorosa;
  • Polimnìa – musa dell’eloquenza;
  • Urània – la musa dell’astronomia e della matematica;
  • Callìope – la musa dell’epica.

Le muse frequentavano molti salotti, spostandosi con Pègaso, il cavallo alato.

L’arte di far accadere le cose con i progetti esige che un Project Manager, al pari di una musa, sappia ispirare qualcosa in qualche campo e l’insieme dei project manager siano in grado di coprire tutti gli aspetti del business di un’azienda.

L’ideale per un Project Manager sarebbe avere la propria musa ispiratrice per aiutare gli altri a superare gli ostacoli quotidiani insiti nei progetti, oppure, non potendo più contare sulla mitologia greca, scegliere una scuola che lo ispiri e lo aiuti nella gestione dei progetti.

Le scuole di pensiero, sempre più convergenti al maturare delle competenze, aiutano a predire l’effetto di una decisione, anche se solo in modo teorico. Nella realtà, il Project Manager deve sempre prendere decisioni da solo nei tempi e alle condizioni possibili, tenendo presente il potere contrattuale e la credibilità che gli rimane.

Le insidie sono tante e non sempre chi ci lusinga lo fa per favorirci. Spesso, superficialmente, accettiamo l’incarico di Project Manager, nascondendoci i rischi e le insidie che il ruolo può nascondere. Spesso non abbiamo il tempo per valutare e comprendere, perché qualcuno ci obbliga a “prendere o lasciare“.

Accettando di gestire un progetto a scatola chiusa:

  • se tutto va bene, il Project Manager ha svolto il suo compito,
  • se qualcosa va male è molto facile diventare il capro espiatorio di un progetto nato male già di suo.
Capro espiatorio

Capro espiatorio

Se qualcosa va male, il primo ad attaccare il Project Manager sarà proprio colui che lo ha spinto ad accettare quell’incarico senza la dovuta ponderazione facendolo diventare l’agnello sacrificale.

Come difendersi da queste insidie

Prima di accettare il ruolo di Project Manager conviene:

Determinare, onestamente, quali probabilità di successo ha il progetto sulla base della comprensione del contenuto, della composizione del team di progetto, delle competenze disponibili, della flessibilità della schedulazione e dei livelli di qualità richiesti. Se il progetto prevede anche delle penali, meglio chiarire subito come trattarle, perché durante il progetto potrebbe essere troppo tardi.

Comprendere il contenuto del progetto, i tempi, il budget e le risorse disponibili per realizzarlo.

Accertarsi che il progetto abbia uno Sponsor al quale riferire in modo formale e informale le percezioni dell’andamento del progetto. Costui ha il diritto di gioire del successo del progetto, ma ha anche il dovere di preoccuparsi e intervenire quando le cose non vanno per il verso giusto. Se non c’è lo Sponsor, il progetto è a rischio.

Non esporre la propria certificazione da Project Manager, senza chiarire prima il proprio ruolo nel progetto a prescindere dalle certificazioni possedute. Qualcuno, dovendo staffare il progetto, potrebbe enfatizzare la tua certificazione, facendoti credere che ha molta fiducia in te; in realtà sta solo, chiudendo un business. Di solito, quella è la prima persona che ti abbandonerà quando il progetto inizierà a perdere colpi.

Se vogliamo fare del buon project management dobbiamo esigere un minimo di rispetto del ruolo del Project Manager: stime, competenze, tempi, livelli di qualità, disponibilità delle risorse sono tutte cose da prendere sul serio prima di accettare l’incarico di gestire un progetto. Se ti dicono che non c’è tempo per i dettagli, è probabile che sia vero, ma vanno messi ben in chiaro i rischi che si corrono con lo Sponsor e non con chi sta vendendo il progetto.

Le funzioni di staff scompaiono una volta partito il progetto, mentre gli unici artefici restano le figure del Project Manager e dello Sponsor. Se prima del kick-off di inizio progetto, non hai accesso alla stanza dello Sponsor o non vieni invitato a dare il tuo parere, probabilmente non sei l’artista che deve far accadere le cose, ma solo uno dei figuranti di una recita più ampia.

Come attrezzarsi per scongiurare il pericolo?

La prima cosa da fare è conoscere bene prima se stessi e poi gli altri.

Non fare il passo più lungo della gamba e non lasciar bruciare le tue competenze con sfide perse in partenza o senza il dovuto supporto. La conoscenza di una metodologia di project management, qualunque essa sia, consente di non finire in balia di avventurieri pronti a scommettere il sedere degli altri. E’ sempre bello ricevere consigli, ma certe decisioni dobbiamo maturarle noi e noi soli.

Non bisogna diventare saccenti se si possiede una certificazione da Project Manager, ma neanche è il caso di farsi spiegare come gira il mondo da chi il mondo non lo ha mai conosciuto neanche sulla carta. Se tu sei certificato e lui no, ci sarà pure una differenza nella percezione del progetto e dei suoi rischi, pertanto è bene farsi rispettare.

Un Project Manager certificato deve essere messo in condizioni di dire la sua, altrimenti il progetto parte male. Chi, con la scusa della solita fretta vuole passare su tutto, mettendo il Project Manager di fronte a “prendere o lasciare“, non ha ulteriori interessi nel successo del progetto; probabilmente è incentivato alla sola vendita.

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