Perché Occorre Avere un PMO

Il Project Management Office (PMO) viene utilizzato come concetto all’avanguardia per ammodernare la gestione dei progetti aziendali, diventando un elemento indispensabile in molte organizzazioni, piccole e grandi.

Il PMO aiuta ad avere più successo con i progetti – e i progetti rappresentano come un’azienda raggiunge i suoi obiettivi e le sue strategie. Ecco sei motivi per avere un PMO:

1. Metodologia consistente. La rovina di molte organizzazioni è quando ogni reparto ha il proprio modo di realizzare i progetti. Alcuni processi possono funzionare perfettamente, ma altri possono essere un disastro. Il punto è che nessun processo è consistente con gli altri o su tutta l’organizzazione. Occorrerebbe una Metodologia di Project Management comune. Il PMO consente a tutti di parlare la stessa lingua  e seguire gli stessi processi in tutta la compagnia.
2. Economie di scala. Non è raro scoprire di avere una dozzina di rappresentazione della tempificazione dei progetti in una stessa compagnia, ognuna con la propria tabella dei costi finanziari per l’implementazione e per la formazione del personale. Il PMO pone fine a questa Babele, suggerendo una soluzione sostenibile in tutta la compagnia.
3. Opinioni oggettive. Reparti che conducono i propri progetti, a volte, vengono comparati  volpi di guardia ad un pollaio. Lo Sponsor vorrebbe conoscere lo stato attuale di un progetto, ma il Project Manager del reparto potrebbe annacquare quanto basta per fare apparire il reparto in una luce favorevole. Il PMO fornisce una opinione imparziale e oggettiva sullo stato di tutti i  progetti. Ciò è inestimabile per stakeholder e alto management.
4. Miglioramento continuo. Il PMO è continuamente alla ricerca di nuovi modi per fare meglio le cose. Ha la fortuna di poter aggregare le lessons learned da tutti i precedenti progetti con il mandato di implementare quelle best practice su tutta l’organizzazione. In più, ci sono innumerevoli opportunità per i Project Manager di continuare la loro formazione e portare nuove conoscenze nella loro compagnia.
5. Trascende i reparti. “Perché non possiamo stare tutti insieme?” è la domanda che si pongono in molte compagnie. Un reparto può scontrarsi con un altro reparto per una richiesta irrealistica o su una tempificazione irragionevole. Il PMO può mediare la loro discussione accesa e riportare ognuno sul quadro più grande. I membri del PMO possono moderare le riunioni tra reparti con lo scopo di identificare la radice della causa della discussione e trovare delle alternative.
6. Riduce il costo. Tutti i benefici di un PMO, come descritto sopra, si realizzano alla fine. Poiché si scoprono spese tangibili, non necessarie, come pagare più versioni dello stesso software, esse vengono rimosse dal conto economico. I risparmi dovuti a risorse capaci di fare il proprio lavoro più velocemente saranno visti come ricavi netti. Il valore di ognuno lavorando insieme non ha prezzo! 

Puoi trarre grandi benefici dal PMO a prescindere dalle dimensioni dell’azienda. Sebbene le grandi compagnie beneficiano del PMO in modo esponenziale, una piccola azienda in crescita deve almeno promuovere lo spirito del PMO. E’ più facile impostare un PMO quando l’azienda è piccola rispetto ad una implementazione  successiva alla crescita.

Il PMO e tutti possono trarre vantaggi da un ambiente che ha già adottato una Metodologia di Project Management.

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