Incertezza dei Progetti lunghi

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I progetti lunghi presentano tanta incertezza. Non c’è mai certezza della quantità di risorse necessarie, né della loro disponibilità; non c’è certezza delle deliverable finali, del costo o della schedulazione delle attività. Ci sono tanti rischi. Fortunatamente, molti project manager sono abituati a convivere con queste incertezze e spesso hanno una strategia vincente per dominarle. Ecco alcune regole di base da considerare, in situazioni simili:

Dividere il lavoro in parti sempre più piccole – La prima cosa da fare in presenza di un progetto lungo è suddividerlo in tante parti più piccole finché è possibile. Anche se non è chiaro il lavoro da fare nel secondo anno del progetto, dovrebbe essere chiaro quello dei primi mesi. Ad esempio, invece di definire tutto un progetto di due anni, si può definire un progetto che copra solo la prima fase. Successivamente, si definirà e si stimerà la fase successiva come secondo progetto separato. In questo modo diventa molto più facile pianificare e gestire separatamente ognuno di questi progetti, disponendo di più informazioni.

Pianificare i dettagli solo a breve termine – Purtroppo alcune organizzazioni impediscono di dividere un grande progetto in un progetti più piccoli; egoisticamente, preferiscono amministrarne e monitorarne uno solo. In questi casi, conviene aggirare l’ostacolo, stimando e pianificando il lavoro dell’intero progetto, ma dettagliandolo solo per la prima parte, lasciando ad alto livello il resto. Ad esempio, si può produrre un piano di lavoro dettagliato per i primi tre mesi ed una pianificazione più vaga per il resto. Questo forse è l’approccio più comune sui grandi progetti.

Utilizzare più tecniche di stima – La classica tecnica delle stime consiste nello sviluppare la work breakdown structure (WBS), stimare l’impegno richiesto per le attività del livello più basso della WBS e poi sommare tutto per produrre la stima finale del progetto. Questo approccio non va granché bene quando non si conoscono esattamente le durate dei lavori da eseguire nel futuro. Fortunatamente, ci sono anche altre tecniche di stima che consentono di incrociare stime dell’impegno, costi e durate. Ad esempio possiamo:

  • Sottoporre il Project Charter alla revisione di un esperto esterno per verificare la ragionevolezza delle stime fatte.
  • Verificare se ci sono stati progetti simili in azienda dai quali poter estrarre precedenti schedulazioni e stime e vedere quanto sono allineate con il progetto allo studio.
  • Creare una stima parametrica basata su un modello parametrico sensato.
    La cosa migliore è utilizzare più tecniche per aumentare l’accuratezza della stima finale.

Applicare con rigore la gestione del rischio – Abbiamo appena visto alcuni modi di affrontare l’incertezza di schedulazione e stima dell’impegno per un progetto lungo. Ci sono anche molti altri rischi in un progetto lungo. Prima vanno identificati tutti i rischi, poi va messo in piedi un piano specifico per rispondere ad ognuno dei rischi. Ogni mese, bisogna aggiornare il piano del rischio per garantire che i rischi noti vengano gestiti e quelli nuovi vengano identificati e gestiti con gli stessi criteri.

Conclusione – E’ giusto preoccuparsi dell’incertezza dei progetti lunghi. Però, fortunatamente, disponiamo di tante tecniche da poter mettere in pratica per essere molto più sereni. Bisogna saper applicare alcuni accorgimenti o trucchi nel pianificare il progetto in modo corretto e poi affidarsi a buoni processi di comunicazione, contando sulla puntuale gestione del rischio e della schedulazione per scoprire la vera natura del progetto man mano che procede.

Queste considerazioni sono tipiche di chi ha più esperienza oppure è un Project Manger Certificato PMP.

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