Cosa è la “Performing Organization” più volte citata dal PMBOK Guide?

Una organizzazione ha sempre l’ambizione di fornire la massima prestazione, cosa non facile se non sono chiari ruoli e responsabilità di ognuno. Qualcuno ha addirittura dubbi sulla struttura alla quale si fa riferimento con “Performing Organization“.

Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza, in base allo schema di riferimento del PMBOK Guide.

Dal glossario leggiamo letteralmente: “Performing Organization. An enterprise whose personnel are most directly involved in doing the work of the project or program. – Impresa il cui personale è maggiormente coinvolto in modo diretto nello svolgimento del lavoro del progetto o programma.”

Non c’è alcun dubbio che si fa riferimento all’organizzazione incaricata del lavoro necessario per realizzare il progetto, anche se parte del lavoro può essere svolto da altre strutture. Quindi, possiamo dedurre che “Performing Organization” e “Project Organization” sono equivalenti per la parte che si riferisce al singolo progetto. Va tenuto presente che la Performing Organization può fare molte altre cose oltre al progetto in questione.

La Performing Organization non deve essere confusa con “Projectized Organization” – una struttura organizzativa focalizzata su un singolo progetto, dove il Project Manager ha l’autorità di prendere decisioni, assegnare priorità e acquisire risorse sul progetto. Per chiarire quanto appena affermato, vale la pena scorrere il PMBOK, evidenziando i riferimenti principali alla Performing Organization.

1. In Ruolo del Project Manager (§1.7) si afferma: “Il Project Manager è la persona incaricata dalla Performing Organization di guidare il gruppo responsabile del raggiungimento degli obiettivi del progetto. Il ruolo di un Project Manager è diverso da quello di un manager funzionale o di un manager delle unità opera Solitamente il manager funzionale si focalizza sulla supervisione gestionale di una determinata area funzionale o unità aziendale, mentre i manager delle unità operative sono responsabili di garantire che le attività aziendali siano efficienti. A seconda della struttura organizzativa, un Project Manager può riportare a un manager funzionale. In altri casi, possono esserci più Project Manager che riportano a un Portfolio Manager o a un Program Manager che è il responsabile ultimo dei progetti di portata aziendale. In questo tipo di struttura, il Project Manager lavora a stretto contatto con il Portfolio Manager o il Program Manager per raggiungere gli obiettivi del progetto e per garantire che il piano di Project Management sia in linea con il piano globale del programma. Il Project Manager lavora inoltre a stretto contatto e in collaborazione con altri ruoli quali analisti aziendali, responsabili dell’assicurazione qualità ed esperti in materia.”

2. Nella Gestione della Qualità (§8.0) si afferma “La gestione della qualità di progetto include i processi e le attività della Performing Organization che determinano le politiche di gestione della qualità, gli obiettivi e le responsabilità in modo che il progetto soddisfi le esigenze per le quali è stato intrapreso. La gestione della qualità di progetto utilizza direttive e procedure per applicare, nell’ambito del contesto del progetto, il sistema di gestione della qualità aziendale e,a seconda dei casi, supporta le attività di continuo miglioramento dei processi intraprese per conto della Performing Organization. La gestione della qualità di progetto mira a garantire che i requisiti del progetto, inclusi quelli del prodotto, siano soddisfatti e validati.
3. Nella Gestione delle Risorse Umane (§9.0) si afferma “Il gruppo di Project Management è un sottoinsieme del gruppo di progetto ed è responsabile delle attività di Project Management e di leadership quali l’avvio, la pianificazione, l’esecuzione, il monitoraggio, il controllo e la chiusura delle varie fasi di progetto. Questo gruppo è chiamato anche gruppo di leadership, gruppo di coordinamento o core team. Per progetti di dimensioni minori, le responsabilità di Project Management possono essere condivise dall’intero gruppo o gestite esclusivamente dal Project Manager. Lo sponsor del progetto lavora con il gruppo di Project Management, fornendo solitamente assistenza per quanto riguarda il finanziamento del progetto, il chiarimento dell’ambito, il monitoraggio dell’avanzamento e l’influenza sugli stakeholder sia nell’organizzazione richiedente che nella Performing Organization a vantaggio del progetto.
4. Nel paragrafo 2.2.3 Acquisizione si afferma “Quando la Performing Organization non è in grado di fornire il personale necessario per completare un progetto, i servizi richiesti possono essere acquisiti da fonti esterne. Ciò può comportare l’assunzione di consulenti individuali o il subappalto di lavoro a un’altra organizzazione.”
5. Nel paragrafo 3.2.2 Formazione si afferma “La formazione include tutte le attività studiate per migliorare le competenze dei membri del gruppo di progetto. La formazione può essere formale o informale. Tra gli esempi di metodi di formazione vi sono i corsi in aula, on-line, su computer, la formazione sul campo da parte di un altro membro del gruppo di progetto, mentoring e addestramento. Se i membri del gruppo di progetto non dispongono delle necessarie capacità tecniche o gestionali, queste possono essere sviluppate nell’ambito del lavoro del progetto. La formazione schedulata ha luogo come indicato nel piano di gestione delle risorse umane. La formazione non pianificata ha luogo a seguito dell’osservazione, conversazione e valutazione delle prestazioni del progetto durante il processo di controllo Gestire il gruppo di progetto. I costi di formazione possono essere inclusi nel budget del progetto o sostenuti dalla Performing Organization se le competenze aggiunte possono essere utili per progetti futuri. La formazione può essere erogata internamente o da formatori esterni.”
6. Nella gestione delle acquisizioni di progetto (§12) appare “La gestione dell’approvvigionamento di progetto include i processi necessari per acquistare o acquisire i prodotti, servizi o risultati necessari all’esterno del gruppo di progetto. L’organizzazione può essere l’acquirente o il fornitore dei prodotti, servizi o risultati di un progetto. La gestione dell’approvvigionamento di progetto comprende i processi di gestione dei contratti e di controllo delle modifiche necessari per sviluppare e amministrare i contratti o gli ordini di acquisto emessi dai membri autorizzati del gruppo di progetto.

In conclusione, la Performing Organization è la struttura che sovrintende all’organizzazione del progetto del quale poi diventa responsabile un solo individuo, ossia il Project Manager.

Date le variegate forme di strutture organizzative che possono organizzare progetti, di volta in volta, bisogna individuare le figure di riferimento, in particolare lo Sponsor con quale il Project Manager deve intessere le giuste relazioni. Mentre il Project Manager è responsabile della realizzazione delle attività del progetto, lo Sponsor è responsabile del finanziamento del progetto e quindi del ritorno dell’investimento nei confronti dell’azionista della sua struttura.

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