Project Management  & Business Analysis

Cosa è il Project Management?

Il Project Management è l’arte di far accadere le cose!

Project Management

Vediamo come e perché

L’uomo, per sua natura istintiva, ha sempre organizzato le proprie iniziative in progetti fin dai tempi dell’homo sapiens, impiegando le migliori risorse del momento. Le Piramidi, la Muraglia Cinese, il Colosseo sono stati impegni progettuali ideati da chi esercitava il potere, ma realizzati da enormi team di progetto,  con le buone o con le cattive. Gli schiavi furono costretti a collaborare ai progetti del potente di turno, pena l’eliminazione o la fame.

Il Project Management Moderno

L’idea di project management moderno è nata con il progetto Manhattan, un’iniziativa militare nel corso della seconda guerra mondiale che ha risolto la guerra stessa con la scoperta e il lancio delle prime due bombe atomiche. Paradossalmente, pare che quelle bombe, pur avendo fatto tante vittime tra le file del nemico, abbiano salvato qualche milione di soldati americani anticipando la fine del conflitto.

L’approccio progettuale a cascata seguito dal progetto Manhattan ha aperto la strada alle industrie che ne hanno copiato il modello, trasformandolo in una componente essenziale delle loro iniziative di business. La sola capacità di fare previsioni e di gestire il rischio ha consentito di accumulare enormi vantaggi e di avviare solo le iniziative che remunerano l’investimento.

In questo contesto, è nata la figura del Project Manager, un ruolo temporaneo, ma essenziale perché gradualmente da coordinatore delle attività è diventato il responsabile unico degli obiettivi del progetto. Infatti il Project Manager, inizialmente, si è concentrato sulla gestione dei processi di produzione, la gestione delle maestranze e la gestione del rischio di progetto. Il Project Manager, da figura prettamente tecnica si è trasformato in uomo di relazione con particolare attenzione alla comunicazione, alla sostenibilità ed alla creazione di valore. Un progetto che non crea valore è un’iniziativa fine a sé stessa o a perdere, quindi non vale la pena continuarlo. Il primo a comprenderlo deve essere il Project Manager, altrimenti fa male il proprio mestiere.

Oggi, si dà per scontato che un Project Manager  tenga sotto controllo costi, tempi e livello di qualità del prodotto o del servizio che sta realizzando. Non è altrettanto ovvia l’attenzione alla creazione di valore. Però, qualsiasi progetto nasce promettendo benefici  traducibili che devono tradursi  in valore per chi ha finanziato il progetto. Se ciò non accade, è meglio destinare le risorse a qualcosa altro.

Per analizzare la creazione di valore, la sostenibilità e la fattibilità economica di un progetto si ricorre a tecniche di Business Analysis, a volte molto sofisticate. Tali tecniche, un tempo ritenute valide solo per i progetti a cascata, cioè quando tutto dovrà essere pianificato in modo predittivo, oggi sono applicabili anche ai progetti Agile, dove l’analisi si applica ad ogni singola iterazione per tutta la durata del progetto e non soltanto in maniera preventiva.

Competenze del Project Manager

Il Project Manager di oggi, oltre al titolo di studio adeguato ed un minimo di esperienza sul campo, deve poter esibire le proprie competenze e conoscenze con delle certificazioni puntuali.

Oltre alla classica certificazione da Project Manager bisogna pensare alle diverse specializzazioni che affiancano la certificazione di base (PMP® – Project Management Professional del PMI).

Data la crescente precarietà del lavoro di questi ultimi anni (vedi GIG Economy), i professionisti devono poter essere immediatamente credibili, cosa possibile soltanto possedendo una o più certificazioni  rilasciate da un valido Organismo di Certificazione, riconosciuto a livello mondiale.

Ad esempio, il PMI (Project Management Institute) è l’OdC per eccellenza dato i numeri che può vantare:

Numeri del PMI - Project Management Institute

Ho sempre sostenuto e lo confermo: “Una Certificazione PMP è per sempre!

Ovviamente, non esiste solo il PMI. Ci sono tante altre opportunità di certificazioni che possiamo considerare complementari se non altrettanto importanti.

Per coloro che possono padroneggiare la sua complessità, il project management può prefigurare uno sviluppo professionale particolarmente interessante. Penso alle certificazioni

A questo punto, c’è l’imbarazzo della scelta. Tutto dipende dal contesto nel quale stai lavorando oppure dalle ambizioni che ti poni nella ricerca di un buon lavoro. Se sei già avviato al lavoro, dovrai per forza di cose puntare ad una certificazione utile anche al gruppo di cui fai parte, oltre alla tua prospettiva di carriera a lungo termine.

Ad esempio:

  • Se la tua azienda sta adottando l’approccio Agile/SCRUM è bene orientarsi su una certificazione PMI-Agile-ACP o una certificazione SCRUM.
  • Se lavori in un laboratorio di ricerca o in un ospedale, probabilmente può essere più proficuo puntare ad una certificazione Lean Six Sigma.
  • Se sei in un ufficio studi, forse una certificazione da Business Analyst può darti maggiori soddisfazioni.
  • Se ti stai appassionando alla potenzialità dei BIG DATA, forse oltre ad una buona preparazione statistica, dovresti conoscere prima il mondo della  Business Data Analytics (CBDA).
  • Se sei alla ricerca del primo lavoro, non ci sono dubbi, non puoi ignorare i contenuti del PMBOK ® Guide. e magari puntare ad una certificazione  da Assistente Project Manager (PMI-CAPM).

Può sembrare esagerato, ma in fondo, tutte queste metodologie perseguono lo stesso obiettivo: realizzare il prodotto o servizio, spendendo il giusto, nei tempi  e ad un livello di qualità  soddisfacente per il cliente. E’ ovvio che in certi ambienti bisogna tendere a zero difetti o errori, eliminando tutti gli sprechi. Questo è quanto promette l’applicazione dei principi Lean Six Sigma.

Approccio ai Progetti

Tutti i progetti prevedono, come minimo:

  • Un Budget di progetto,
  • Una schedulazione delle attività,
  • Un livello di qualità,
  • Una procedura di escalation per la gestione dei conflitti,
  • un processo di Change Management.

Di solito, l’area più critica, se non ben strutturata, è proprio la gestione delle modifiche (Change Management). Tutti i progetti, in corso d’opera, necessitano di modifiche che possono stravolgere il progetto stesso, se non vengono opportunamente controllate.

Le modifiche possono impattare tempi,  costi e  qualità del prodotto, perciò le Change Request richiedono  prima l’analisi dell’impatto e poi la verifica degli eventuali effetti collaterali causati al prodotto.  Tutto ciò è ben architettato nel “Controllo Integrato delle Modifiche“,  processo definito nel PMBOK ® Guide, anche se non sempre basta.

Le modifiche danno luogo a continui aggiornamenti dei sistemi, con rilasci di nuove applicazioni o di semplici modifiche che devono essere garantiti da valide e veloci prove  di integrazione del sistema. Purtroppo, non si può continuare a pianificare singoli aggiornamenti, specie quando il sistema è distribuito su una miriade di Server in giro per il mondo. Questo  enorme problema, oggi è risolvibile con l’approccio DevOps, una serie di tool che consentono di rilasciare contestualmente più modifiche, anche centinaia al giorno, previo l’automazione dei test integrati del sistema.

Secondo il PMBOK ® Guide, ogni iniziativa progettuale deve essere assoggettata, senza confonderli con le fasi di progetto, ai seguenti gruppi di processi:

  • Avvio
  • Pianificazione 
  • Esecuzione
  • Monitoraggio e controllo 
  • Chiusura.

Organizzarsi e magari allinearsi ad una metodologia commerciale (come TenStep) oppure semplicemente seguendo lo schema di project management del PMI (Project Management Institute) definito nel PMBOK ® Guide, può dare enormi vantaggi, come:

  • Avere chiaro gli strumenti da utilizzare in ogni processo.
  • Evitare sprechi di tempo, di risorse e materiali.
  • Raccogliere la soddisfazione del committente e dell’utente finale.
  • Avere team di progetto motivati perché non temono sorprese.
  • Avere una reputazione  all’interno e all’esterno dell’azienda.
  • Aumentare il volume di affari, acquisendo nuovi clienti.
  • Disporre di maggiori competenze e di una buona immagine.
  • Contenere i costi,  gestendo i rischi a tutti i livelli.
  • Aumentare la produttività e migliorare il clima aziendale.
  • Predisporsi al miglioramento continuo.
  • Favorire l’innovazione senza timori ingiustificati.

Molte aziende considerano la certificazione PMP® un requisito per svolgere il lavoro di project manager e per gli avanzamenti di carriera. Chi non ha ancora maturato l’esperienza prerequisito per la certificazione PMP® può optare per la  certificazione CAPM® (Certified Associate in Project Management) valida ben 5 anni, senza mantenimento ed anche senza rinnovo. Nei cinque anni, c’è tutto il tempo per maturare i requisiti per la certificazione PMP®. La certificazione CAPM®  è l’ideale per neolaureati o neoassunti in aziende di prestigio.

Novità al PMI (Project Management Institute)

In materia di Project Management il PMI sta effettuando enormi cambiamenti. E’ in arrivo la Settima Edizione del PMBOK ® Guide che consoliderà tutte i cambiamenti previsti al nuovo esame di certificazione PMP® a partire da Luglio 2020.

Il nuovo esame integrerà molti concetti dell’approccio Agile, della Business Analysis, del Data Analytics e della Sostenibilità.

Intanto il PMI si sta rifacendo anche il look con una serie di badge che si possono ottenere conseguendo una delle sue certificazioni, ad esempio:

Badge PMPCertificazione PMP® (Project Management Professional)

Badge PBACertificazione Professiona in Business Analysis (PMI-PBA℠)

badge CAPM Certificazione CAPM® (Certified Associate inProject Management) Badge ACPCertificazione Practitioner Agile PMI-ACP®

I precedenti badge erano i seguenti e sono tuttora validi:

PMI-Badges

Queste certificazioni sono ottenibili attraverso corsi di formazione TenStep, riconosciuti e registrati al Programma REP del PMI.

TenStep Italia

Altra opportunità per le certificazioni da Business Analyst con IIBA® (International Institute of Business Analysis):

IIBA-CBAP® Prep Online
IIBA-CCBA® Prep Online
IIBA-ECBA™ Prep Online

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