Project Management

Che cosa è il Business Case di Progetto?

Il PMBOK Guide 6th Edition così definisce il Business Case: “The project business case is a document economic feasibility study used to establish the validity of the benefits of a selected component lacking sufficient definition and that is used as a basis for the authorization of further project management activities. The business case lists the objectives and reasons for project initiation. It help measure the project success at the end of the project against the project objectives. The business case is a project business document that is used throughout the project life cycle. The business case may be used before the project initiation and may result in a go/no-go decision for the project.”

E’ molto interessante notare come il PMI sta prestando più attenzione al valore del progetto, piuttosto che soffermarsi sui tecnicismi. E’ ovvio che certe tecniche devono essere conosciute da un buon project manager, altrimenti è solo un ciarlatano.

Noi abbiamo sempre tenuto in debita considerazione la definizione del valore del progetto attraverso un minimo di “business case“. Non è facile confrontare e assegnare le priorità ai progetti di un portfolio perché ci sono troppe tipologie di progetti.

Alcuni progetti producono l’aumentano del fatturato, altri mirano a contenere i costi e altri ancora possono sviluppare nuove capacità interne all’organizzazione o le così dette innovazioni.

Tutti forniscono benefici ma non è facile determinare a priori quale progetto ne produce di più e quale è più allineato alla strategia.

Il Business Case aiuta a fare questo confronto, descrivendo le ragioni e la giustificazione di ogni progetto costi stimati, ai rischi identificati e ai benefici futuri attesi. In pratica il valore del progetto.

Lo Sponsor è responsabile di trarre le sue conclusioni dal business case, perché un buon business case dovrebbe contenere le seguenti informazioni:

• Executive Summary – questa sezione contiene 5 componenti.
  • Definizione dell’Opportunità – La descrizione di un problema raffigurato dalla situazione attuale con un impatto negativo sul business e il progetto di implementazione che lo risolve.
  • Stato desiderato – Data l’opportunità di business, quale è il risultato finale del progetto.
  • Analisi dei benefici – Si possono definire i dettagli successivamente, ma ad alto livello occorre descrivere i benefici dell’implementazione del progetto e dello stato desiderato. Quanto riesce a migliorare il business?
  • Analisi delle alternative – Se sono state esplorate più alternative, descrivere brevemente ogni alternativa considerata.
  • Raccomandazione – Data l’opportunità, lo stato desiderato, i benefici e le alternative, qual è la raccomandazione che intendi dare?
• Panoramica
  • Descrizione del Progetto – Sintesi del progetto proposto.
  • Goal e Obiettivi – Propositi e obiettivi del progetto.
  • Assunzioni – Fatti che dovranno essere veri, ma che non hai potuto verificare.
  • Vincoli – Elenco dei vincoli che governeranno o limiteranno il team di progetto.
  • Disegno della soluzione proposta – descrivere ad alto livello l’approccio che sarà adottato.
  • Esigenze di Risorse – Descrivere brevemente le risorse necessarie per realizzare il progetto.
  • Durata – elencare le principali milestone del progetto con la durata di ognuna.
  • Assessment del rischio – elencare i rischi noti a inizio progetto.
• Analisi Costi Benefici – Fornire una stima di alto livello di costi e benefici del progetto. Il formato di questa sezione dovrebbe essere consistente per tutti i progetti in modo che i progetti possano essere confrontati.
• Allineamento – Tutti i progetti dovrebbero essere allineati al piano strategico dell’organizzazione. Alcuni si allineano più facilmente di altri. In ogni caso, bisogna descrivere l’allineamento di ognuno dei progetti, in modo da chiarire come il progetto contribuisce a portare l’organizzazione verso lo stato desiderato.
• Conclusione – Sintetizzare il business case e indicare una o più conclusioni circa la soluzione proposta, il suo valore di business, il ROI, etc.

A volte ciò richiede un mucchio di lavoro, per determinare i progetti da finanziare e quelli da accantonare.

Perciò, è molto importante dedicare il giusto tempo alla definizione del Business Case. Se non fai un buon lavoro su questo documento, poi il tuo progetto può risultare sfavorito nel confronto con altri progetti che presentano più dettagli e informazioni rilevanti.

Esempio di template per un buon Business Case:

• Executive Summary
• Introduction
• Major Assumptions
• Approach
• Alternative #1

Description, Costs, Benefits, Models, Assumptions, Risks, Conclusion

• Alternative #2

Description, Costs, Benefits, Models, Assumptions, Risks, Conclusion

• Recommendation

Il Business Case serve a determinare se il progetto deve essere finanziato o meno. La decisione si basa sul costo del progetto, i benefici attesi, i rischi del progetto e il costo da sostenere se non si fa il progetto.

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