Schedulare con poche informazioni

Il project manager ha la responsabilità di pianificare ed eseguire il progetto con successo. E’ la persona che deve  creare la schedulazione  e credervi. Anche se la schedulazione è stata sviluppata da qualcun altro, il project manager deve rivedere, modificare e fare propria la tempificazione del progetto e le deliverable da produrre. Altrimenti, sarebbe troppo facile per il project manager scaricare la responsabilità dicendo che non può rispondere di una schedulazione che non ha creato lui.

Purtroppo, non sempre il project manager ha l’esperienza per sviluppare da solo  l’intero piano di esecuzione del progetto. Ci sono due approcci per raccogliere le informazioni necessarie per preparare la schedulazione.

Creare una bozza di schedulazione e farla circolare tra gli stakeholder – Con questo approccio, il project manager crea una bozza di schedulazione iniziale, al meglio delle sue conoscenze su ciò che deve produrre il progetto. Quando la bozza è completa viene fatta circolare tra gli stakeholder per ottenere il loro feedback. Gli stakeholder  possono essere esperti della materia o persone che hanno maggiore conoscenza di certi aspetti del progetto. Durante il processo di revisione,  viene aggiunto, modificato o eliminato del lavoro. Il project manager raccoglie i feedback e li integra nella schedulazione che poi sarà utilizzata per l’esecuzione del progetto. Questo approccio da origine ad una buona schedulazione condivisa ed è un’ opportunità per coinvolgere gli stakeholder del progetto. Ci sono due potenziali rischi in questo approccio. Primo, le persone che forniscono input potrebbero non essere pienamente coinvolte nel progetto. Ciò potrebbe comportare poca attenzione  alla schedulazione. Secondo, se la schedulazione è dettagliata e molto lunga, alcuni stakeholder potrebbero non essere in grado di comprenderla. Ciò potrebbe comportare confusione sulla loro conoscenza del lavoro integrato nel resto della schedulazione. In questo caso, forse bisogna creare una schedulazione di livello più alto con la sola sintesi delle milestone del progetto.
Sviluppare la WBS e schedulare con il coinvolgimento diretto degli stakeholder – Con questo approccio, la schedulazione viene prodotta in una o più sessioni coni principali stakeholder  ed esperti. Tutti  gli stakeholder partecipano ad una sessione moderata per uno o più giorni per raggiungere il consenso su ciò che bisogna realizzare.  Se il progetto è grande, forse bisogna incontrare gli stakeholder per gruppi omogenei. Per esempio, puoi coinvolgere gli stakeholder per singolo reparto. Ogni reparto avrà la sua visione specifica del progetto, ma una schedulazione completa potrà essere generata consolidando i risultati delle varie sessioni di lavoro. Quest’approccio ha il vantaggio di coinvolgere attivamente gli stakeholder. Essi dovrebbero accettare completamente il lavoro necessario da produrre in base al proprio ruolo. Questa tecnica potrebbe o non potrebbe essere più lunga e più laboriosa rispetto alla precedente, in funzione del numero di sessioni necessarie e del tempo necessario per la convalida dei risultati da parte dei partecipanti.Con entrambi gli approcci, il project manager finirà con il produrre una schedulazione suggerita da esperti. Il project manager potrà disporre di una schedulazione valida e condivisa per tutto il progetto.

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