Come Sviluppare una Forte Relazione con gli Stakeholder

Il linguaggio del corpo è uno dei principali segreti per sviluppare una forte relazione con i tuoi stakeholder. Riguarda più dell’80% di tutta la comunicazione, anche se, spesso, diamo per scontato che è sufficiente parlare. Comunicare è un’arte, e i primi secondi sono fondamentali.

Il Business Analyst impiega molto del suo tempo a comunicare con molte persone per raccogliere informazioni indispensabili per il proprio ruolo.

Sarebbe veramente sciocco non preoccuparsi della comunicazione non-verbale!

Cosa è la comunicazione non-verbale?

La comunicazione non-verbale comprende qualsiasi tipo di comunicazione dove le parole non vengono gridate o scritte, ma facilitate dai nostri gesti: linguaggio del corpo, gesti, parole non dette, comportamento dell’interlocutore, incontro con gli occhi, controllo della platea in un riunione, e molti altri atteggiamenti importanti, al fine di rendere efficace la propria comunicazione.

Stakeholder approcciabili o meno approcciabili

Cosa vuol dire che uno stakeholder è “approcciabile“?

Siamo di fronte ad un individuo disponibile ad ascoltare, dialogare e comprendere il nostro ragionamento. Non importa quello che la persona dice, ma come lo dice!

A volte dietro l’apparente disponibilità ad ascoltare ci può essere una chiusura per interessi divergenti. In questi casi, è importante saper utilizzare tutti i mezzi per far emergere le eventuali divergenze e lavorarci sopra per raggiungere il proprio obiettivo.

La prima impressione che abbiamo del nostro interlocutore è fondamentale per decidere l’approccio successivo alla comunicazione, ma è altrettanto fondamentale la prima impressione che noi diamo al nostro interlocutore.

Come ci considera il nostro interlocutore? Siamo sempre aperti, disponibili, accoglienti?

In un colloquio importante, dove la prima impressione è quella che conta, dobbiamo ridurre al minimo la nostra esposizione, assumendo un atteggiamento il più professionale possibile, per poi aprirsi anche alle confidenze se l’interlocutore lo consente.

Prima bisogna comprendere la disponibilità dell’interlocutore. Questo è il punto di partenza per sviluppare una buona relazione con i propri stakeholder, a qualsiasi livello.

Molto spesso, l’approccio dipende dal tempo a disposizione, dal livello gerarchico dell’interlocutore, dalla conoscenza tecnica della materia che si tratta. I parolai si tradiscono utilizzando troppi aggettivi di uso generico, non sapendo concretamente che dire.

Stabilendo un rapporto franco, onesto e chiaro, si ottengono risultati migliori, raccogliendo più velocemente le informazioni necessarie sui requisiti di un progetto, avendo messo a proprio agio l’interlocutore. Se l’interlocutore non ha tempo o è distratto da altri problemi è meglio non insistere e rinviare l’incontro. Per un Business Analyst, un colloquio di lavoro non è una visita di cortesia!

Ci credi a quello che sto dicendo?

In questo momento, io ti sto comunicando un pensiero con mie parole scritte, senza poterti guardare negli occhi, alzare o abbassare la voce, o gesticolare con le mani o grattarmi il capo, etc.

Immagina se stessimo discutendo alla tua o alla mia scrivania o in una sala riunione o addirittura in un bar davanti ad una tazza di caffè. Potrei essere molto più convincente, oppure tu potresti obiettare e convincermi del contrario.

In questi casi, la percezione uno dell’altro potrebbe essere completamente diversa. L’enfasi con la quale potrei dirti le stesse cose potrebbe essere maggiore perché ti trovo sensibile al mio ragionamento, oppure potrei cambiare argomento in pochi secondi perché potrei percepire che non sei l’elemento giusto.

In un colloquio bisogna prestare attenzione alle parole che si utilizzano e come si dicono, senza perdere mai di vista l’obiettivo del colloquio. Entrare in sintonia con l’interlocutore è il primo passo per sviluppare una forte relazione con i tuoi stakeholder a qualsiasi livello. Il Business Analyst deve conoscere questi accorgimenti essenziali per svolgere correttamente il proprio lavoro e diventare un professionista apprezzato.

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