PMO e PPM: Visibilità, Governance, Produttività e Controllo (parte 2)

Questa è la seconda parte di un approfondimento sulla cooperazione tra PMO e PPM. TenStep Italia dispone di uno schema di riferimento consolidato per la gestione del Portfolio (PortfolioStep) e una metodologia per impostare e condurre correttamente un PMO (PMOStep), tradotto anche in lingua italiana.

Contesto

Ogni organizzazione vive il suo momento di entusiasmo o di depressione in funzione del livello di maturità del suo PMO. Per prima cosa occorre fare chiarezza sulle definizioni e gli acronimi molto spesso contraddittori. L’errore più comune è credere che il PMO possa essere la funzione di supervisione  dei progetti e al tempo stesso responsabile della conduzione dei progetti. Ancora più grave è creare due gruppi  con funzioni simili: PMO e PPM. Vediamo almeno a livello di definizioni di cosa si tratta. 

Compiti del PMO

L'acronimo PMO – Project Management Office – può far riferimento a:

• Program Management Office
• Project Management Office
• Portfolio Management Office

In una organizzazione ci possono essere uno o più PMO anche di tipi diversi. Un PMO può essere temporaneo (finalizzato ad un programma o progetto) o permanente.  Il principale compito del PMO è fornire supporto ai Project Manager e assegnare le risorse dedicate in modo che i progetti siano il più possibile allineati con le strategie aziendali. Inoltre,  il PMO ha il compito di riassumere lo stato  di avanzamento di tutti i progetti e quindi dell’utilizzo delle risorse che ha smistato. Al contrario, il PMO

• Non è una funzione di controllo delle procedure.
• Il suo scopo è favorire il  progresso.
• Non è una funzione manageriale parallela focalizzata sulle attività di business quotidiane, pertanto non è la soluzione per tutto ciò che impedisce ai progetti di rispettare tempi e budget.

In  generale, il PMO si focalizza sulle funzioni di project management. Più è capace e più è in grado di dare supporto attivo.  Di solito, i PMO è un reparto ed il PPM è un processo. L’obiettivo principale del PMO è fornire benefici tangibili ed è importante poterlo dimostrare:

• Gestendo l’intero  portafoglio progetti con un occhio alle strategie future.
• Garantendo  che i progetti vengano rilasciati in tempo, nel budget e secondo l’ambito.
• Comprendendo il legame tra i vari progetti in portfolio, quale custode di molte informazioni.
• Migliorando la comunicazione tra i vari stakeholder.
• Aumentando la percezione del suo valore presso gli executive e tutto il management.

Le  principali funzioni del PMO sono:

1. Implementazione standard e gestione di una Metodologia di PM.
2. Implementazione e gestione di  politiche, procedure e template.
3. Monitoraggio e Controllo di progetti e programmi.
4. Mentoring e Coaching ai PM.
5. Avvio di progetti e programmi.
6. Implementazione del processo di governance.
7. Coordinamento di più progetti.
8. Chiusura di progetti o programma.
9. Monitoraggio e controllo della prestazione
10. Implementazione e gestione  scorecard di progetto.

Compiti del PPM

Il PPM può essere definito come “la gestione di un insieme di progetti e programmi per implementare la propria strategia”. Bisogna preoccuparsi di gestire bene i progetti, ma soprattutto  di eseguire quelli giusti.

Il PPM comprende tutti i progetti, brevi o lunghi, complessi o semplici ad alto o basso rischio. Consente di accorgersi dei progetti che stanno andando male e di avviare azioni di recupero per i progetti con basse prestazioni. Aiuta a determinare quali progetti continuare ad eseguire e quali sospendere  o recuperare. Lo scopo del PPM è massimizzare il contributo dei progetti al business complessivo.

Tipi di progetti

• Attività di riempimento – Attività con bassa remunerazione che però richiedono poco impegno. Fattibili solo se hai risorse disponibili.
• Non apprezzabili –  Progetti che richiedono tanto impegno, ma che producono poca remunerazione. La migliore cosa è evitarli.
• Progetti importanti – Progetti che richiedono molto impegno ma producono anche grandi remunerazioni. Questi progetti vanno gestiti con attenzione per garantire che i risultati di business giustifichino le spese ed il tempo.
• Progetti vincenti – I progetti favoriti – richiedono relativamente poco impegno ma danno grandi remunerazioni. Vanno identificati al più presto e lanciati con aggressività.

Il processo di definizione del portfolio stabilisce terminologia, ambito e definizione dei compiti del portfolio ottenendo l’approvazione del modello prescelto.

• Il PPM è un’avanguardia influenzata  dalle responsabilità  dell’alto management.
• Il PPM copre il gap tra le responsabilità dei progetti stessi, il processo di gestione, i team di progetto e il business.
• Costituisce anche il ponte tra la strategia aziendale e l’operation. Trasforma i progetti  da “project oriented” a  “Business oriented” consentendo di vedere quali progetti contribuiscono a realizzare meglio la strategia aziendale, fornendo valore reale.

La definizione del PPM comprende quattro passi:

1. Ottenere l’approvazione  dell’ambito della copertura organizzativa: gruppi, unità, divisioni,  reparti, aree funzionali e team, tipi di servizi e prodotti.
2. Comprendere l’ambito del lavoro del portfolio: progetti tattici, amministrativi, strategici, innovativi o di visione futura o tutti insieme.
3. Definire lo schema delle categorie di progetti: obbligatori, strategici, di supporto al business, sperimentali,  infrastrutturali, manutenzione o trasversali.
4. Definire  i KPI (Key Performance Indicator) del portfolio:  net present value, indice di produttività, earned value analysis, valore aggiunto, internal rate of return (IRR) e analis costi-benefici.

Come lavorano insieme PMO e PPM

Per verificare come il PPM può trasformate il PMO in un PMO attivo, bisogna comprendere la relazione esistente tra portfolio, programmi e progetti.

• Il PPM sarà responsabile di garantire che l’organizzazione scelga i progetti giusti in base alle priorità di business, allineamento alle strategie aziendali e al ritorno degli investimenti.
• Il PMO deve garantire che i progetti scelti vengano eseguiti correttamente utilizzando le appropriate metodologie, processi e tecnologie.

Relazione tra Portfolio, Program e Project

• Il portfolio  comprende tutti i programmi e tutti i progetti. Comporta una supervisione, la gestione ed il controllo di tutti i componenti fornendo un ambiente strutturato per decidere quale progetto finanziare, sostenere o eliminare.
• Il program management è il processo di gestione di più progetti interdipendenti  fra loro perseguendo obiettivi operativi che consentono di realizzare benefici all’intera organizzazione.
• I progetti sono serie di attività pianificate tra date di inizio e di fine prestabilite con precise deliverable da realizzare.

 Come sincronizzare PMO, PPM e Attività di PM

• Scegliere il modello di PMO preferito, definendo l’ambito e cosa fare quotidianamente, in base alla maturità dell'ambiente.
• Assicurati che PMO e PPM siano pienamente allineati alle priorità dell’azienda. E’ fondamentale per poter contare sul supporto degli executive.
• Non sofisticare troppo i processi. Mantenere le cose il più semplici possibile.
• Ottenere l’approvazione dello Sponsor il prima possibile.
• Fissare metriche e reporting realistici e chiari.
• Porre la giusta attenzione su programmi e progetti in base a complessità e  urgenza.

Il processo di definizione comprende i seguenti aspetti operativi:

• Focus – le deliverable del PPM sono collegate agli obiettivi strategici,  il PMO è collegato alle deliverable di più progetti  ed il PM è collegato alle deliverable specifiche del singolo progetto.
• Ambito –  il personale del PPM lavora con tutti i progetti del portfolio. Il PMO può lavorare  per più portfolio e progetti ed il team di PM lavora con singoli progetti.
• Comunicazione – Il PPM riguarda più parti del business, dai team dei singoli progetti alle linee di gestione del business  fino agi executive.
• Organizzazione – Il PPM di solito ricade sotto il Team  chiamato Project Portfolio Management, mente i PMO è una unità a sé stante ed il personale di PM ricade sotto gli specifici team di progetto.

(Fonte: Queste informazioni sono state estratte da una pubblicazione di Keyedin Solutions). Il prossimo articolo su questo tema parlerà dei benefici di PMO e PPM  e come si misurano.

La prima parte è a questo link: PMO e PPM (Parte 1)