Uno dei servizi che può fornire il PMO (Project Management Office) è la sintesi dello Stato di Avanzamento di tutti i progetti dell’organizzazione. Però, la bontà di questo servizio non dipende dal PMO ma dal coinvolgimento e dalla correttezza dei Project Manager che forniscono le informazioni sui progetti: complete, accurate e nei tempi stabiliti.

Apparentemente, questa sembra una semplice pratica amministrativa, invece può rivelarsi un impegno molto gravoso se, ogni mese, il PMO deve rincorrere i Project Manager per riuscire ad ottenere  un minimo di dati attendibili e completi.

Alcune organizzazioni gradiscono un report con una riga per progetto che in maniera sintetica  indica se il progetto è in linea (verde), a rischio (giallo) o già in crisi (rosso). Se il lettore desidera ulteriori informazioni può rivolgersi al Project Manager del progetto in esame. Altre organizzazioni preferiscono un report completo di tutti i dettagli, preceduto da un “executive summary”   perdare un’idea immediata dello stato di tutti i progetti. In questi casi, chi desidera ulteriori dettagli  può consultare la parte estesa del report, senza rivolgersi al Project Manager.

Il PMO raccoglie i dati di tutti i progetti per consolidarli, normalizzarli e inserirli nel report periodico per la Direzione. Ma poiché tutte le attività dipendono dalle persone, il PMO può incontrare una serie di problemi classificabili in  questi tre tipi:

• Problemi di Puntualità. Non tutti i Project Manager inviano i dati in tempo, secondo le date stabilite.
• Problemi di Accuratezza. In molti casi le informazioni non sono accurate. Ad esempio, un Project  Manager può comunicare che il progetto è nei tempi, anche se non tutte le attività previste sono state realmente concluse. In realtà quel PM pensa di concluderle nel periodo successivo, ma intanto sta dando per concluso qualcosa che concluso non è, mettendo a rischio la sua credibilità e del PMO.
• Problemi di Completezza. In molti casi, le informazioni del report sono accurate ed anche in tempo, ma incomplete. Ad esempio, le informazioni possono essere talmente brevi  da non lasciar comprendere realmente in che stato sono le attività.

Come superare questi problemi 

Naturalmente questi problemi devono essere affrontati e superati dal manager del PMO mettendo in atto le seguenti attività di recupero:

• Spiegare a cosa servono le informazioni che raccoglie. Questo è un aspetto chiave del report consolidato. Alle persone non fa piacere fornire informazioni se sospettano che poi non saranno utilizzate. Se comprendo chi ha chiesto una informazione, per loro diventa prioritario fornirla,  se condividono lo scopo.
• Essere chiari su ciò che serve e utilizzare ciò che è stato chiesto.  Fare attenzione a non chiedere informazioni con puntualità e completezza e poi non utilizzarle per il consolidamento del report periodico.  Non fa piacere rispettare una scadenza e poi scoprire che in effetti non aveva importanza.
• Comunicare con chiarezza quando sono dovuti i dati per il report. Il PMO, normalmente, avrà difficoltà a raccogliere i dati di alcuni team.  Bisogna evitare di fornire loro l’alibi di non conoscere la data ultima di consegna del report.
• Seguire gli item che necessitano di chiarimenti con i Project Manager. Se  ricevi dei dati anomali, chiarisci immediatamente con il Project Manager  cosa ti aspettavi, e cosa desideri che ti invii per il periodo successivo. Lo scopo è rimuovere ogni ostacolo nella comunicazione fra Project Manager e PMO, in modo da non dover più tornare sull’argomento.

Se anche questi accorgimenti non dovessere funzionare non ti resta che scalare il problema allo Sponsor del PMO. Se ti accorgi che stai impiegando troppo tempo a risolvere problemi di comunicazione con i Project Manager, devi farlo presente allo Sponsor affinché intervenga sui manager dei Project Manager meno collaborativi. I Senior Manager rispondono allo Sponsor dell’operato dei propri Project Manager che non  consegnare il proprio report correttamente ed in tempo.

Il PMO, essendo una unità di supporto, deve fare coaching a tutti i Project Manager che ne hanno bisogno, ma deve anche farsi rispettare

Stato di Avanzamento Progetto

Il Project Report o Stato di Avanzamento Progetto consente di  mantenere regolarmente inforamati staff e stakeholder sui progressi del progetto, portando alla loro attenzione qualsiasi fatto degno di rilievo. Il report indica se il progetto è in linea e se il PM prevede di ultimarlo secondo la schedulazione. Questo report si utilizza per comunicare lo stato di:

• Schedulazione. Il progetto  è nei tempi? Quando prevedi che finisca?
• Budget. Le spese sono nei termini del budget?
• Staffing. Quante ore di lavoro sono state utilizzate alla data?
• Deliverable. Le deliverable hanno soddisfatto i criteri di qualità?
• Rischi. C’è qualche rischio che minaccia il progetto?
• Issue. C’è qualche Issue che impedisce la prosecuzione del progetto?

Con questo report puoi:

• Documentare lo stato complessivo del progetto
• Mantenere informati gli stakeholder dei progressi del progetto
• Portare rischi e issue agli stakeholder per chiedere la loro assistenza
• Mantenere il team ben informato dei progressi alla data
• Assicurarsi di aver comunicato con chiarezza tutti i successi del progetto

Il report se distribuito con regolarità,  comunica a staff e stakeholder se il progetto è in anticipo o in ritardo rispetto alla schedulazione, se è nel budget e se ci sono risorse sufficienti per completarlo nei tempi e nel budget.

Conclusione

Il PMO è l’unica posizione organizzativa in grado  di vedere lo stato di avanzamento di tutti i progetti dell’organizzazione, perciò è anche il punto logico dove aggregare i dati di tutti i progetti. Questo lavoro è semplice se tutti i progetti riportano lo stato di avanzamento come richiesto, ma, può  diventare uno dei peggiori servizi del PMO se una cattiva comunicazione costringe a sprecare più tempo del necessario per aggregare dei dati non sempre perfetti o in tempo.

Per saperne di più consulta 

Questo articolo è tratto dal Framework PMOStep: Reporting-Progetti-Consolidati